shutterstock_7312198Zgodnie z przepisami Ustawy o podatku od towarów i usług, obowiązującymi od początku kwietnia 2014 r., podatnicy w określonych sytuacjach mogą odliczać 100% podatku od samochodów osobowych. Jeśli pojazd ten jest klasycznym autem osobowym i nie spełnia dodatkowych warunków technicznych, najczęściej konieczne jest prowadzenie do niego dodatkowej kilometrówki. Tylko taka ewidencja bowiem zapewni podatnikowi prawo do pełnego odliczenia podatku.

Kilometrówka dla VAT - kiedy konieczna?

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów dla celów VAT nie jest obowiązkowe. Podatnik, który wprowadza na środki trwałe samochód osobowy o dopuszczalnej masie całkowitej poniżej 3,5 tony, może sam zdecydować, czy chce być uprawniony do całkowitego, czy tylko częściowego odliczenia VAT.

Jeśli zdecyduje się na odliczenie 100% VAT, konieczne będzie szczegółowe udowodnienie, że samochód jest rzeczywiście wykorzystywany wyłącznie na cele działalności. Do tego celu służy właśnie kilometrówka.

Oprócz ewidencji niezbędne będzie zadbanie o dwie dodatkowe formalności. Pierwsza z nich to zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego za pomocą formularza VAT-26. Na jej dopełnienie podatnik ma czas do siedmiu dni od daty poniesienia wydatku, od którego ma zostać dokonane odliczenie. Druga formalność to sporządzenie regulaminu - czyli zasad wykorzystywania firmowych aut w firmie.

Kilometrówka dla VAT - elementy

Kilometrówkę dla VAT podatnik powinien zacząć prowadzić w dniu, w którym rozpoczął użytkowanie pojazdu tylko na cele firmowe. Ewidencja powinna być obecna w firmie aż do momentu zakończenia takiego wykorzystywania samochodu w przedsiębiorstwie.

Zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT  kilometrówka dla VAT powinna zawierać:

  • numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
  • dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
  • stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
  • wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący: kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem i potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,
  • liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.