Nieuznanie księgi za dowód w postępowaniu podatkowym

Podatkowa księga przychodów i rozchodów to jeden z podstawowych dowodów w postępowaniu podatkowym. Warunek uznania jej za dowód - jest prowadzona zgodnie z przepisami. Nie przestrzeganie wymogów opisanych w aktach prawnych skutkuje tym, że dla kontrolujących księga nie jest wiarygodnym źródłem, a więc może zostać odrzucona jako dowód. W niniejszym artykule opisujemy, z jakimi konsekwencjami wiąże się nieuznanie księgi za dowód w postępowaniu podatkowym.

KPiR jako dowód w postępowaniu podatkowym

Aby KPiR mogła stanowić dowód w postępowaniu podatkowym, musi spełniać dwa, główne wymogi postawione przez ordynację podatkową. Należą do nich:

• niewadliwość i
• rzetelność.

Wadliwą księgą przychodów i rozchodów jest księga zawierająca braki formalne. Za braki formalne uważa się błędy wynikające z nieprzestrzegania zasad prowadzenia księgi, które określone są w przepisach, tj.:

• brak numeracji stron,
• błędne datowanie zdarzeń,
• zaburzona chronologia zapisów w księdze.

Rzetelną księgą przychodów i rozchodów jest księga odzwierciedlająca faktycznie zaistniałe zdarzenia. Aczkolwiek uważa się za rzetelną również taką księgę, w której:

• kwoty przychodu/kosztu niewpisane lub błędne nie przekraczają 0,5% przychodu/kosztu za dany rok podatkowy lub wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził błędy;
• błędne zapisy są skutkiem nieszczęśliwego wypadku lub zdarzenia losowego;
• błędy spowodowały podwyższenie podstawy opodatkowania (z wyjątkiem niewykazania lub zaniżenia kosztów zakupu materiałów, towarów oraz kosztów robocizny);
• zapisy zostały uzupełnione lub skorygowane przed rozpoczęciem kontroli;
• błędy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w art. 12 ust. 3 rozporządzenia. 

Dlaczego KPiR uznawana jest za nierzetelną?

Główne powody, przez które KPiR uznawana jest za nierzetelną, to tzw. puste faktury, nieujawnienie lub zaniżenie przychodu. Nierzetelna księga przychodów i rozchodów to przestępstwo skarbowe podlegające karze grzywny.

Jeżeli powyższe zasady prowadzenia KPiR zostaną naruszone, podatnik musi liczyć się z poniesieniem kary. W przypadku braków formalnych najczęściej jest to mandat, natomiast nierzetelność księgi może kosztować podatnika nawet do 240 stawek dziennych wymierzonych przez sąd.

Nieuznanie księgi za dowód w postępowaniu podatkowym

Konsekwencją nierzetelnej księgi przychodów i rozchodów jest nie tylko kara grzywny. W toku postępowania podatkowego organ nie uzna takiej KPiR, w całości lub części, jako dowodu w postępowaniu. Jednocześnie usunie jeden z podstawowych dowodów, który umożliwia oszacowanie podstawy opodatkowania. Wówczas podstawę opodatkowania organ ustala samodzielnie.

Szacowanie podstawy opodatkowania

Sposoby, za pomocą których organ przeprowadzający kontrolę powinien oszacować podstawę opodatkowania, określa Ordynacja podatkowa. W myśl art. 23 ust. 3 oszacowania dokonuje się według jednej z poniższych metod:

1. porównawczych: wewnętrznej lub zewnętrznej  - czyli porównanie wysokości obrotów w tym samym przedsiębiorstwie za poprzednie okresy, w których jest znana wysokość opodatkowania lub w innych przedsiębiorstwach prowadzących działalność o podobnym zakresie i w podobnych warunkach;
2. remanentowej - polegającej na porównaniu wartości majątku przedsiębiorstwa na początku i na końcu okresu, z uwzględnieniem wskaźnika szybkości obrotu;
3. produkcyjnej - polegającej na ustaleniu zdolności produkcyjnej przedsiębiorstwa,
4. kosztowej - polega na ustaleniu wysokości obrotu na podstawie wysokości kosztów poniesionych przez przedsiębiorstwo, z uwzględnieniem wskaźnika udziałów tych kosztów w obrocie;
5. udziału dochodu w obrocie - czyli ustalenie wysokości dochodów ze sprzedaży określonych towarów i wykonywania określonych usług, z uwzględnieniem wysokości udziału tej sprzedaży (wykonanych usług) w całym obrocie.

Kiedy organ podatkowy określa podstawę opodatkowania?

Organ podatkowy szacunkowo może określić podstawę opodatkowania przy wykorzystaniu powyższych metod w przypadku, gdy:

• dane w księgach uniemożliwiają jej oszacowanie;
• występuje brak księgi;
• jeżeli podatnik korzysta ze zryczałtowanej formy opodatkowania - gdy naruszył warunki korzystania.

Należy podkreślić, że organ nie szacuje indywidualnie podstawy opodatkowania, jeżeli rzetelne dane z księgi, łącznie z innymi uzyskanymi dowodami w toku postępowania, umożliwiają określenie jej wysokości.

Nieuznanie księgi za dowód - koszty uzyskania przychodu

Organ podatkowy, jeżeli nie dopuści księgi przychodów i rozchodów jako dowodu w postępowaniu podatkowym, szacując podstawę opodatkowania, powinien jednak uwzględnić koszty zakupu towarów handlowych, wynikające z faktur. Mają one wpływ na prawidłowe oszacowanie wysokości przychodu, wobec tego organ nie może ich pominąć, nawet gdy podatnik nie uwzględnił ich w ewidencji.

Natomiast gdy nie ma podstaw do tego, aby to organ podatkowy szacował podstawę opodatkowania, niezaewidencjonowane faktury za zakup towarów nie zostaną mimo wszystko uwzględnione w kosztach.