Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Rozliczam się na zasadach ogólnych, prowadząc KPiR. Często dokonuję zakupu towarów do dalszej odsprzedaży. Czy w takiej sytuacji mam obowiązek prowadzenia magazynu?

Arek, Wrocław

 

Obowiązek prowadzenia magazynu w świetle przepisów

Powinność prowadzenia magazynu regulują przepisy ustawy o rachunkowości, która obowiązuje jednostki prowadzące pełną księgowość kontową. Taka forma prowadzonej księgowości dotyczy najczęściej spółek osobowych lub kapitałowych. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych lub spółek cywilnych do prowadzenia pełnej księgowości zobowiązani są jedynie przedsiębiorcy, u których przychody z działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy przekroczyły 2 000 000 euro w przeliczeniu na walutę polską według średniego kursu NBP obowiązującego na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego dany rok podatkowy oraz podmioty, które dobrowolnie się na to zdecydowały.

Przedsiębiorcy prowadzący uproszczoną księgowość swoje ewidencje opierają o przepisy:

  • rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
  • ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

W związku z tym przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów ryczałtu ewidencjonowanego bądź rozliczający się na zasadach karty podatkowej nie mają obowiązku prowadzenia magazynu. Możliwość ewidencjonowania gospodarki magazynowej jest dla nich dobrowolna.

Obowiązek prowadzenia magazynu a spis z natury

Mimo braku konieczności prowadzenia ewidencji stanów magazynowych wszystkie jednostki gospodarcze zobowiązane są do sporządzenia remanentu do celów podatku dochodowego. Spis z natury sporządza się co do zasady na początek i koniec roku podatkowego. W określonych przypadkach sporządza się także remanent śródroczny, np. gdy rozpoczęcie lub likwidacja działalności następuje w trakcie roku podatkowego, w razie zmiany wspólnika lub zmiany proporcji udziałów wspólników.

Ważne!
Spis z natury sporządzony na koniec roku podatkowego jest równocześnie remanentem początkowym w roku kolejnym, który także podlega wpisowi do KPiR jako pierwszy wpis otwierający nowy rok.
W spisie z natury na mocy § 27 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR powinny znajdować się:

  • towary handlowe,
  • materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
  • półwyroby,
  • produkcja w toku,
  • wyroby gotowe,
  • braki i odpady,

a także towary obce znajdujące się w dniu sporządzenia spisu w firmie oraz towary stanowiące własność podatnika, które w dniu sporządzania spisu pozostają poza zakładem.

Spis z natury powinien obejmować faktyczny stan towarów i materiałów na dzień jego sporządzania. Zatem przedsiębiorca sporządzając spis z natury, musi wziąć pod uwagę fizyczną ilość posiadanych materiałów i towarów, a nie ilość wynikającą z dokumentów księgowych.

Podatnik dokonuje wyceny materiałów i towarów handlowych objętych spisem z natury według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia (np. z powodu uszkodzenia). W przypadku półwyrobów, wyrobów gotowych i braków własnej produkcji wycena odbywa się w oparciu o  koszty wytworzenia.

Obowiązek prowadzenia magazynu a JPK_MAG

Co prawda przedsiębiorcy prowadzącego uproszczoną księgowość podatkową (KPiR, ewidencja przychodów) nie dotyczy obowiązek prowadzenia magazynu, jednakże ma możliwość prowadzenia go dobrowolnie, co w dużej mierze pomaga przy sporządzaniu obowiązkowego, corocznego remanentu.

Od 1 lipca 2018 roku wszyscy przedsiębiorcy prowadzący ewidencję magazynową w formie elektronicznej, zarówno przy pomocy programów księgowych z funkcją magazynu, jak i programów typu Excel, mają obowiązek sporządzania plików JPK_MAG i przekazywania ich na żądanie organów skarbowych.

Samo prowadzenie magazynu, jak i forma jego prowadzenia jest dobrowolna. Zatem przedsiębiorca decydujący się na prowadzenie magazynu może prowadzić go w formie papierowej, wówczas obowiązek sporządzania pliku JPK_MAG nie będzie go dotyczył.

Poznaj 6 podstawowych funkcji systemu wfirma.pl do prowadzenia magazynu

Indywidualna specyfikacja produktów w magazynie:

  • wybór typu produktu (towar, usługa, komplet),

  • Tryb edycji okna produktów,

  • grupy cenowe,

  • rozbudowane jednostki,

  • progi stanów magazynowych.

Możliwość definiowania własnej bazy produktów w oparciu o ich parametry, określając między innymi rodzaj, cenę, jednostkę oraz kod produktu. Wykorzystanie jednostek standardowych oraz jednostek użytkownika. Efektywne zarządzanie i kontrola nad produktami, za pomocą progowych stanów magazynowych. Tworzenie własnych grup cenowych dla określonych produktów lub ich odbiorców.

Zarządzanie dokumentacją magazynową

  • pz i wz,

  • rw i pw,

  • mm,

  • jpk mag,

  • własna seria numeracji,

  • definiowanie wydruków (ceny).

Generowanie podstawowych dokumentów występujących w obrocie magazynowym m. in. dokumentów wydań (WZ i RW), przyjęć (PZ i PW) oraz przesunięć międzymagazynowych (MM). Definiowanie własnych serii numeracji oraz tworzenie struktury JPK_MAG (jednolity plik kontrolny gospodarki magazynowej).

Obsługa wielu magazynów równolegle

  • podpowiadanie cen produktów na dokumentach pz,

  • aktualizacje ceny,

  • przyjmowanie na magazyn na podstawie dokumentów księgowych,

  • wystawianie dokumentów magazynowych dla różnych magazynów.

Zarządzanie wieloma magazynami z poziomu jednego konta. Definiowanie własnych ustawień danego magazynu dla magazynu głównego oraz pomocniczych. Automatyczne podpowiadanie cen podczas tworzenia dokumentów magazynowych w oparciu o wprowadzone wartości w specyfikacji produktu. Aktualizowanie ceny produktów na stanie magazynu w oparciu o aktualne ceny zakupu.

Zarządzanie produkcją i kompletacją

  • kompletacja,

  • dekompletacja,

  • produkcja w toku,

  • czytniki kodów kreskowych.

Całkowite zarządzanie procesem produkcyjnym począwszy od wprowadzenia towaru na stan magazynu, poprzez kompletację z produktów posiadanych na stanie i wydanie skompletowanego towaru w oparciu o jego indywidualne ceny. Dekompletacja oraz aktualizacja stanów z uwzględnieniem produkcji w toku

Automatyczne rezerwacje i zamówienia 

  • obsługa zamówień,

  • tworzenie rezerwacji,

  • wystawianie dokumentów księgowych na podstawie rezerwacji,

  • przyjęcie towarów na podstawie zamówienia,

  • obsługa wydań i przyjęć w łańcuchu dostaw.

Obsługa zamówień klientów hurtowych i detalicznych na podstawie tworzonych rezerwacji, nawet w przypadku braku towaru na magazynie. Generowanie z poziomu rezerwacji dokumentów księgowych m. in. faktur zaliczkowych i końcowych. Aktualizowanie stanów magazynowych. Tworzenie zamówień i wprowadzanie towarów na stan w momencie ich realizacji.

Monitoring dat ważności produktów

  • przypomnienia o zbliżającym się terminie,

  • określanie daty ważności dla danej partii,

  • określanie daty minimalnej i maksymalnej przydatności,

  • wydawanie towarów z wykorzystaniem metody fefo,

  • obsługa dat dla danego magazynu.

Zarządzanie towarami z określoną datą trwałości, poprzez bieżącą kontrolę terminów przydatności. Automatyczne przypomnienia o zbliżającej się dacie ważności na podstawie ustawionej częstotliwości. Prowadzenie gospodarki magazynowej w oparciu o metodę FeFo (pierwsze traci ważność, pierwsze wyszło).

Polecamy