Obowiązek przechowywania dokumentacji w firmie

Na firmowych dokumentach opiera się cała księgowość - stanowią one podstawę wyliczania podatków, składek ZUS, ustalania emerytur i rent pracowniczych. Dlatego też w przepisach dokładnie określone zostały zasady przechowywania księgowej dokumentacji - ich nieprzestrzeganie może się jednakże wiązać z negatywnymi konsekwencjami karno-skarbowymi. Warto wobec tego znać zasady przechowywania dokumentacji w firmie. 

Jakie dokumenty firmy trzeba przechowywać?

Do dokumentacji księgowej zaliczane są księgi podatkowe (w pełnej księgowości - księgi rachunkowe, w uproszczonej - podatkowa księga przychodów i rozchodów), ewidencje, rejestry, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz sprawozdania finansowe. Nie można wobec tego pozbywać się faktur i innych dowodów zakupu lub sprzedaży, a także korekt, duplikatów i wszystkich innych dokumentów związanych z procedurą podatkową (np. w kwestii ulg lub deklaracji VAT). Na zakończenie roku podatkowego przedsiębiorca powinien dokumentację firmy uzupełnić także o kopię rocznego zeznania podatkowego.

Jak archiwizować dokumentację? 

Podstawową zasadą, jaka powinna przyświecać przedsiębiorcy, jest przechowywanie dokumentacji w taki sposób, aby istniał do niej łatwy dostęp w razie ewentualnej kontroli skarbowej. dowody księgowe powinny zostać podzielone na poszczególne okresy rozliczeniowe i ułożone w porządku chronologicznym.

Wszystkie dokumenty należy przechowywać w takim miejscu, w którym będą one zabezpieczone przed dostępem wobec osób trzecich. Warto też pamiętać, że miejsce przechowywania ksiąg przedsiębiorca wskazuje podczas wypełniania wniosku CEIDG, i z tymi informacjami powinien pozostawać w zgodzie. Dlatego też, jeśli podatnik zdecyduje się np. przekazanie archiwizacji dokumentów biuru rachunkowego, powinien zatroszczyć się także o aktualizację swojego zgłoszenia.

Dokumentacja księgowa może być ponadto przechowywana w formie elektronicznej, jednakże spełnione muszą zostać pewne warunki. Przede wszystkim, istotne jest zachowanie porządku i chronologii, a także podziału na poszczególne okresy rozliczeniowe. Dodatkowo nie należy zapominać o ochronie danych - przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem albo zniszczeniem. Przedsiębiorca jest zobowiązany do stworzenia kopii swojej dokumentacji na osobnych, trwałych nośnikach danych cyfrowych. Dodatkowo podatnik musi posiadać zagwarantowany dostęp do urządzeń, za pomocą których możliwe jest odczytanie zapisanych na owych nośnikach oraz uzyskanie z nich papierowych wydruków.

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty?

Zgodnie z przepisami, dokumentacja księgowa ulega przedawnieniu w momencie upłynięcia 5 lat od zakończenia roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Jest to pewne ułatwienie, dzięki któremu podatnik nie musi liczyć osobna dla każdej faktury i deklaracji, do jakiej daty będzie ona musiała być przechowywana. Należy tu jednak zwrócić szczególną uwagę na podatek dochodowy - na zamknięcie roku podatkowego, złożenie zeznania rocznego oraz uregulowanie należności podatnik ma czas do 30 kwietnia kolejnego roku. oznacza to, że okres pięciu lat należy liczyć od zakończenia tego roku, w którym zapłacono podatek.

Pięcioletni okres przechowywania dokumentacji księgowej nie dotyczy natomiast dokumentów pracowniczych - tzn. listy płac, karty wynagrodzeń i innych dowodów służących do ustalenia podstawy renty bądź emerytury. Zgodnie z odrębnymi przepisami, przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania tej dokumentacji przez okres 50 lat.