Od 1 stycznia 2013 r. weszły w życie nowe przepisy związane z wymogiem opłacania faktur, rachunków i innych dokumentów w określonym terminie. Tylko terminowa zapłata zobowiązań pozwala na ostateczne ujęcie wydatków w kosztach uzyskania przychodów danego przedsiębiorstwa.
Mimo, iż nie ma żadnego przepisu, który nakazywałby przechowywanie potwierdzeń zapłaty kosztów, to jednak podatnik, ze względu na nowe przepisy, powinien posiadać je w swojej dokumentacji.
Przed 1 stycznia 2013 r., aby wydatek został zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodu konieczne było łączne spełnienie następujących warunków:
- istnienie związku pomiędzy prowadzoną działalnością gospodarczą a poniesionym wydatkiem,
- należyte udokumentowanie,
- brak wykluczenia wydatków w katalogu wydatków niestanowiących kosztu uzyskania przychodu, wymienionych w art. 23 ustawy o PIT.
Jednak zgodnie z nowymi przepisami wydatek musi być opłacony w terminie. Oznacza to, iż kosztem uzyskania przychodu nie może być wydatek, który ujęto wśród kosztów, ale nie został opłacony i minęło:
- 30 dni od upływu terminu płatności - w przypadku terminu płatności nie przekraczającego 60 dni, lub
- 90 dni od daty zaliczenia wydatku w poczet kosztów – w przypadku terminów płatności dłuższych niż 60 dni.
Jeśli powyższe terminy upłynęły, a przedsiębiorca nie dokonał płatności, należy dokonać korekty kosztów w okresie, w którym mija termin 30 bądź 90 dni. Korekty należy dokonać w kwocie wynikającej bezpośrednio z dowodu księgowego.
Jeśli wysokość kosztów w danym okresie jest zbyt niska, aby dokonać korekty, należy w takim przypadku zwiększyć odpowiednio przychody za ten okres. Jeśli więc w danym okresie przedsiębiorca nie poniósł żadnych wydatków, a w związku z nieopłaceniem zobowiązania ustawa nakazuje mu pomniejszyć koszty, to zobowiązany on jest do powiększenia przychodu, o kwotę wynikającą z faktury, która nie została uregulowana.
W sytuacji, gdy przedsiębiorca, w związku z nieopłaceniem zobowiązania, pomniejszył koszty, a następnie dokonał odpowiedniej zapłaty, może on powiększyć swoje koszty. Zwiększenia należy dokonać w okresie przypadającym na termin dokonania płatności
Sytuacja dotycząca korygowania kosztów dotyczy także nieuregulowanych zobowiązań za zakup środków trwałych. Jeśli przedsiębiorca nie ureguluje tego zobowiązania, będzie zobowiązany do skorygowania zaliczonych już do kosztów odpisów amortyzacyjnych. Tak więc w przypadku, gdy minie ustawowy termin, a przedsiębiorca nie zapłaci za zakupiony środek trwały, będzie zobowiązany w miesiącu, w którym mija termin (30 dni od terminu płatności lub 90 dni od daty wystawienia) dokonać pomniejszenia kosztów w związku z zaksięgowanymi już odpisami amortyzacyjnymi.
Poza tymi przepisami, także w świetle zmienionych przepisów ustawy o VAT, przedsiębiorcy nie mają prawa do dokonania odliczenia podatku VAT, jeśli w terminie 150 dni faktura nie zostanie opłacona. Jeśli wcześniej dokonali odliczenia VAT, należy dokonać stosownej korekty. Jeśli przedsiębiorca nie sporządzi odpowiedniej korekty, skutkować będzie to sankcją karną wynoszącą 30% odliczenia podatku VAT, w stosunku do którego przedsiębiorca nie miał prawa ze względu na brak płatności za fakturę.
Tak więc, jeśli przedsiębiorca chce uniknąć problemów ze strony urzędu skarbowego, od 1 stycznia 2013r. powinien przechowywać potwierdzenia zapłaty kosztów. Bez tego bowiem właściwe zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów może być kwestionowane przez organy skarbowe.
