Wydatki ponoszone na kontrahentów są często nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Spotkaniom biznesowym nierzadko towarzyszą posiłki czy napoje. Zdarza się również, że przedsiębiorca obdarowuje kontrahenta drobnym upominkiem lub też bardziej kosztownym prezentem. Zachodzi wówczas pytanie, czy tego typu nieodpłatne świadczenie może stanowić dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak należy rozliczyć upominek dla kontrahenta!
Koszt uzyskania przychodu - który wydatek nim jest?
Przekazanie upominku dostawcom czy klientom jest jedną z często występujących form budowania relacji. Co zatem z wydatkami poniesionymi w celu budowania tych relacji? Czy mogą one stanowić koszt podatkowy? Na początku warto zastanowić się czym, według ustawy o PIT, jest koszt uzyskania przychodu. Mianowicie aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:
- musi zostać poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
- nie może być to wydatek znajdujący się w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,
- musi być odpowiednio udokumentowany.
Wydatki o charakterze reprezentacyjnym
O ile przedsiębiorca uzna, że wydatek związany z zakupem upominku ma wpłynąć na poniesienie w przyszłości przychodu, o tyle już art. 23 ust. 1 ustawy o PIT może wzbudzić wątpliwości co do klasyfikacji wydatku. Artykuł ten zawiera bowiem listę wydatków, których z całą pewnością nie można zaliczyć do kosztów podatkowych. Art. 23 ust. 1 pkt 28 mówi o kosztach reprezentacji: Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Koszty reprezentacji to w dużym uproszczeniu takie wydatki, które zostały poniesione w celu kreowania dobrego wizerunku czy stworzenia miłej atmosfery.
Kiedy upominek dla kontrahenta ma charakter reprezentacyjny?
Charakteru reprezentacyjnego z pewnością nie mają upominki o małej wartości, zawierające logo firmy. Jeśli takie prezenty są masowo rozdawane (tzn. każdy z klientów może otrzymać np. długopis czy notes) to mają one charakter informacyjno-reklamowy. Taki wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu. Przekazywanie klientom tego typu upominków służy z reguły rozpowszechnianiu marki. Z kolei prezenty, które są wartościowe i przekazywane tylko wybranych kontrahentom są zaliczane do kosztów reprezentacji. Wydatki takie mają, według organów podatkowych, wpłynąć pozytywnie na wizerunek firmy i na poprawę relacji z kontrahentem. Nie będą one mogły być ujęte w kosztach firmowych. Przykład 1. Pan Adam, prowadzący działalność polegającą na sprzedaży mebli, postanowił zakupić kosze prezentowe z okazji otwarcia nowego zakładu. Kosze zawierały drogie słodycze i alkohol. Pan Adam wręczył je wybranym kontrahentom. Taki wydatek nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu. Jest to koszt reprezentacyjny, który nie może być ujęty w kosztach podatkowych.
