Dlaczego więc tak wielu przedsiębiorców wciąż boi się e-faktur? Właśnie dlatego, że krok po kroku wprowadzane są zmiany ułatwiające obrót elektroniczną dokumentacją sprzedażową, a wielu przedsiębiorców wciąż e-faktury kojarzy wyłącznie z trudnymi słowami: autentyczność pochodzenia, integralność treści, elektroniczna wymiana danych (EDI) czy bezpieczny podpis elektroniczny. Dlatego też spróbujmy usystematyzować informacje na temat e-faktur.
Podstawowym aktem prawnym, obowiązującym w 2013 roku i regulującym przepisy dotyczące faktur elektronicznych, jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20.12.2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
Zgoda nabywcy na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną
Wprawdzie wciąż przy e-fakturach wymagana jest akceptacja odbiorcy, ale zliberalizowano jej formę - akceptacją jest brak wyrażenia sprzeciwu. Obecnie obowiązuje tzw. zgoda domniemana, a nie - jak jeszcze w 2012 r. - obowiązek posiadania zgody kontrahenta w formie pisemnej lub elektronicznej. Pozornie mała zmiana, a cieszy przedsiębiorców, którzy zdecydowali się korzystać z e-faktur. W momencie, gdy odbiorca otrzyma e-fakturę i ją opłaci, w sposób automatyczny akceptuje wymianę dokumentów sprzedażowych w formie elektronicznej.
Autentyczność pochodzenia i integralność treści nie tylko dla e-faktur
Trudno brzmiące słowa pozostały w języku rozporządzenia. Co ważne dla przedsiębiorców - zapewnienie integralności treści, autentyczności pochodzenia oraz czytelności faktury nie dotyczy wyłącznie faktur elektronicznych, ale również tradycyjnych faktur papierowych (§ 20a Rozp. w sprawie wystawiania faktur). W związku z tym wszyscy czynni podatnicy VAT mają obowiązek zachowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności wystawianych oraz otrzymanych faktur - czy to w wersji papierowej, czy elektronicznej.
O ile jednak zapewnienie integralności treści czy autentyczności pochodzenia nie nastręcza większych problemów w przypadku faktur papierowych, to już przy e-fakturach mogą pojawić się pewne wątpliwości. Na szczęście - “nie taki diabeł straszny, jak go malują”.
Zgodnie z przepisami poprzez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści faktury to pewność, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać.
Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik. Ustalone i potwierdzone licznymi interpretacjami podatkowymi zostało, że integralność treści może zapewnić faktura zapisana w formacie PDF - czyli takim, który po zapisaniu nie pozwala na edycję. Autentyczność pochodzenia z pewnością zapewnia system EDI lub kwalifikowany podpis elektroniczny, jednakże nie są to jedyne możliwe rozwiązania tej kwestii. Wykorzystanie ich wiąże się zwykle z dodatkowymi kosztami, dlatego też przedsiębiorca może skorzystać z innych form zabezpieczenia e-faktur. Samo rozporządzenie mówi o możliwości zastosowania dowolnych kontroli biznesowych, które polegają na wskazaniu procedur obiegu dokumentów w firmie, począwszy od wystawienia faktury, przekazania jej kontrahentowi oraz kwestii jej przechowywania w firmie. Kontrole biznesowe mają więc na celu sporządzenie wiarygodnych procedur obiegu dokumentacji nie tylko papierowej, ale również elektronicznej i mogą być wykorzystane jako jedna z form zachowania autentyczności pochodzenia i integralności treści. Oczywiście, kontrole biznesowe nie są żadną nowością - wynikają bezpośrednio z Dyrektywy unijnej 2006/112/WE.
“W zapewnieniu autentyczności pochodzenia i integralności treści może również pomóc wskazanie jednego stałego adresu e-mail z którego e-faktury będą wysyłane i odbierane, a także ograniczenie dostępu zarówno do tego adresu e-mail, jak i do pliku z przechowywanymi e-fakturami” mówi Prezes wfirma.pl Andrzej Lazarowicz, ekspert z ponad 20-letnim doświadczeniem z zakresu prawa gospodarczego i księgowości.
Dane na e-fakturze i termin wystawiania
Treść faktury elektronicznej nie różni się od tej, która powinna znajdować się na fakturze papierowej. Obowiązują więc zasady wymienione w Rozporządzeniu w sprawie m.in. zwrotu podatku niektórym podatnikom i wystawiania faktur, co oznacza, że zarówno na fakturze elektronicznej, jak i na fakturze papierowej powinny znaleźć się przede wszystkim: data wystawienia, numer dokumentu, adresy i nazwy sprzedawcy oraz nabywcy, data sprzedaży (dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi), nazwa, miara i ilość sprzedawanych towarów czy zakres świadczonych usług, cena, wartość, kwota i stawka podatku.
Terminy, obowiązujące podczas wystawiania faktur elektronicznych są adekwatne do tych odnoszących się do dokumentacji papierowej. Oznacza to, że faktury należy wystawić, co do zasady, w terminie do 7 dni od dnia wykonania usługi czy wydania towaru.
Powoli zatem ziszcza się marzenie o zrównaniu faktur elektronicznych z ich tradycyjnymi papierowymi odpowiednikami. Pamiętajmy jednak, że obecnie wprowadzone zmiany nie są niczym nadzwyczajnym - dowolna forma akceptacji to żadna nowość dla krajów Wspólnoty. Zapis przepisów w takiej formie znalazł się już bowiem w Dyrektywie unijnej 2006/112/WE z listopada 2006 roku. Jednak, jak to zwykle u nas bywa, na początku implikacji do krajowego systemu prawnego zapis ten został zmodyfikowany przez Rząd, który wprowadził utrudnienia tylko po to, aby w konsekwencji po kilku latach powrócić do wersji pierwotnej wynikającej z przepisów unijnych.
