Bardzo często w celu pozyskania nowych klientów lub utrzymania dobrych stosunków z obecnymi kontrahentami ponoszone są wydatki na spotkania w restauracjach. Pojawia się pytanie, czy wydatki na biznesowy lunch mogą stanowić koszt firmowy czy też są to wydatki związane z reprezentacją.
Wydatki na reprezentację
Art. 23 ustawy o PIT mówi o kosztach jakie nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Znajdują się tam wydatki związane z reprezentacją, usługami gastronomicznymi, zakupem napoi w tym alkoholu oraz żywności. Nie zostało jednak jednoznacznie zdefiniowane co zalicza się do kosztów reprezentacji.
Sądy administracyjne i organy podatkowe uznają za reprezentację ogólny wystawny i okazały styl życia, który związany jest z pozycją społeczną. Za reprezentację uznaje się wszelkie wydatki ponadstandardowe które kreują pozytywny wizerunek firmy głównie wobec obecnych lub przyszłych kontrahentów. Należy wziąć pod uwagę, że czym innym są spotkania biznesowe a czym innym koszty reprezentacji. Celem spotkań biznesowych jest negocjowanie kontraktów a nie kreowanie pozytywnego wizerunku firmy.
Biznesowy lunch w kosztach firmowych
W swoim wyroku z dnia 2 kwietnia 2016 (o sygn. akt II FSK 483/13) Naczelny Sąd podjął stanowisko, że przedsiębiorcy, którzy negocjują na spotkaniach w restauracjach umowy mogą takie wydatki zaliczyć do kosztów firmowych. Jeśli celem spotkania jest podniesienie prestiżu czy budowanie pozytywnego wizerunku firmy wydatki takie nie mogą zostać zaliczone do kosztów firmowych.
Pomimo szeregu korzystnych wyroków na rzecz przedsiębiorców powinni oni jednak zachować dużą ostrożność przy zaliczaniu takich wydatków do kosztów oraz pamiętać, że w przypadku gdy lunche biznesowe stanowią ważną i dużą pozycję w budżecie firmowym konieczne jest sporządzenie wyczerpującej argumentacji. Poza fakturami dokumentującymi wysokość wydatków warto zaopatrzyć się w notatki ze spotkania, gdzie opisany będzie szczegółowy cel spotkania. Należy również pamiętać, że fiskus ma prawo badać czy poniesione przez przedsiębiorstwo wydatki nie zostały spożytkowane z celu kreowania dobrego wizerunku firmy czy też podnoszenia prestiżu, w takim wypadku wydatki te zostały by traktowane jako koszty reprezentacji a co za tym idzie wyłączone z kosztów firmowych.
Zobacz też:
