Do sporządzenia listy płac potrzebne niezbędne są dodatkowe dokumenty, takie jak: umowa o pracę, ewidencja czasu pracy, wiadomość o przydzielonych składnikach dodatkowych. Prawidłowo sporządzona lista płac winna zawierać następuje elementy:
- nazwę firmy zatrudniającej pracownika,
- miesiąc i rok, którego dotyczy,
- datę wypłaty wynagrodzenia - ma ona znaczący wpływ na określenie dokładnej daty rozliczenia składek ZUS oraz podatku,
- datę przygotowania listy płac,
- znaczenie lub nazwę listy płac (może to być numer np. lista płac nr 5/2011 albo opis słowny np. lista płac Administracja maj 2011 r.), podpisy osób, które sporządzają listę płac, wszystko co wchodzi w skład wynagrodzeń, naliczenia składek i podatku oraz wszelkich innych potrąceń - na liście płac powinny być wymienione wszystkie składniki wynagrodzenia (nie zaleca się, aby na liście płac widniały tylko sumy wynagrodzenia w tzw. sumie brutto),
- podpis i data zatrudnionego w przypadku wynagrodzenia wypłacanego gotówką. Zatrudniający jest w stanie w taki sposób ochronić się przed możliwymi sporami, które dotyczą przestrzegania terminu wypłat pensji.
Do rozliczania umów cywilnoprawnych nie stosuje się listy płac. Umowy te należy rozliczać na osobnej liście wypłat. Musimy pamiętać, że w przypadku kontroli, PIP może zakwestionować rozliczanie umów cywilnoprawnych umieszczonych razem na liście z wynagrodzeniami ze stosunku pracy.
