Przedsiębiorcy często wykorzystują swoje prywatne samochody osobowe w prowadzonej działalności gospodarczej. Jednak aby wydatki związane z eksploatacją takiego pojazdu mogły zostać zaliczone do kosztów firmy, właściciel auta niewprowadzonego do rejestru środków trwałych jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów - kilometrówki.

Według art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT wydatki poniesione w związku z wykorzystaniem samochodu osobowego na potrzeby działalności mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tylko w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. Stawka dla samochodu osobowego wynosi obecnie:

  • dla pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł;
  • dla pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzanej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu zobowiązana jest osoba używająca tego pojazdu, a w razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby działalności gospodarczej nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 ustawy o PIT). Warto też, dla celów dowodowych, posiadać udokumentowane prawo do użytkowania danego pojazdu, np. prawo własności, umowę użyczenia, umowę najmu lub dzierżawy. Zasady te jednak nie dotyczą samochodów osobowych używanych na podstawie leasingu.

Polecamy

Dane, jakie powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu, to m.in.:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd - dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika i jego dane.

Jakie wydatki mogą zostać zaliczone do ewidencji przebiegu pojazdu?

Jak zostało wcześniej wspomniane, kilometrówka posiada określony limit wydatków poniesionych na użytkowanie pojazdu dla celów działalności. Zatem wydatki, które podatnik ma możliwość zaliczać do kosztów uzyskania przychodów - ale tylko w ramach tego limitu - to w szczególności: wydatki na zakup paliwa, oleju, części zamiennych, przeglądy, naprawy, jak również wydatki na ubezpieczenia komunikacyjne OC i AC samochodu osobowego. Należy jednak pamiętać, iż podatnik nie może zaliczyć składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 tys. euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia (art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PDOF).

Miesięczne zestawienie wydatków na potrzeby kilometrówki

Podatnik powinien sporządzać również miesięczne zestawienia wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny pojazdu użytkowanego na potrzeby firmy. Takie zestawienie daje podstawę do zaksięgowania tychże wydatków na koniec każdego miesiąca do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jako pozostałe wydatki - kolumna 13.

Należy także pamiętać, iż rozliczanie wydatków wynikających z ewidencji dokonuje się narastająco od początku roku podatkowego, do końca miesiąca, w którym wykonuje się rozliczenie. Dodatkowo suma wydatków zaliczonych od początku roku do kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych miesiącach, nie może przekraczać kwoty limitu kilometrówki wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres.

WAŻNE: Jeżeli suma faktycznie poniesionych wydatków  na samochód osobowy jest niższa niż limit ustalony w związku z prowadzona ewidencją przebiegu pojazdu, to do kosztów uzyskania przychodów zalicza się kwotę faktycznych udokumentowanych fakturami wydatków. W sytuacji odwrotnej, jeśli to poniesione wydatki przekraczają kwotę limitu - to nadwyżka nie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.

Przykład 1.

Podatnik wykorzystuje od 1 stycznia 2013 r. w swojej działalności gospodarczej prywatny samochód osobowy, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Pojemność skokowa silnika pojazdu wynosi powyżej 900 cm3.

Rozliczenie kosztów użytkowania samochodu na koniec stycznia 2013 r.:

  • według ewidencji przebiegu pojazdu Podatnik przejechał: 1000 km
  • limit wynikający z ewidencji: 1000 km x 0,8358 zł = 835,80 zł,
  • wydatki wynikające z miesięcznego zestawienia faktur: 950 zł,
  • wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodów: 835,80 zł.

Ewidencja przebiegu pojazdu również dla firmowych samochodów!

1 kwietnia 2014 roku wchodzą w życie nowe przepisy dotyczące kwestii odliczenia podatku VAT od samochodów, których masa nie przekracza 3,5 tony. Kwota podatku od towarów i usług, która może zostać odliczona od zakupu takiego pojazdu, wzięcia go w leasing, nabycia wewnątrzwspólnotowego, przywozu czy też wynajmu oraz od wydatków związanych z jego bieżącą eksploatacją zależy od tego, czy jest on wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej.

 

W przypadku samochodu o masie poniżej 3,5 tony wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej podatnik ma prawo odliczyć 100 proc. od wskazanych wyżej wydatków. Jeżeli natomiast nie spełni on definicji takiego pojazdu, przedsiębiorca może odliczyć jedynie 50 proc. naliczonego podatku od towarów i usług.

Uwaga!

Obecnie nie ma możliwości odliczania podatku VAT od zakupionego paliwa do samochodu osobowego. Natomiast od wszelkich innych wydatków związanych z jego bieżącą eksploatacją (części, akcesoria oraz usługi) można odliczać podatek VAT.

Zmiany przepisów od kwietnia 2014 roku spowodują, że podatnik będzie mógł odliczyć jedynie  50% podatku VAT od innych wydatków związanych z jego eksploatacją. W przypadku paliwa do samochodów osobowych wciąż nie będzie możliwości odliczania VAT - aż do 30 czerwca 2015 roku.

Od 1 lipca 2015 roku podatnik uzyska również prawo do częściowego (50%) odliczenia VAT od wydatków na paliwo do napędu samochodów osobowych używanych prywatnie i w działalności.

W jaki sposób można sprawdzić, czy samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej? Zgodnie z brzmieniem przepisów ustawy o VAT obowiązującym od 1 kwietnia 2014 roku będzie tak, gdy:

  1. sposób wykorzystania pojazdu przez podatnika, zwłaszcza określony w zasadach jego używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tego pojazdu ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub

  2. konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.