Kartoteki wynagrodzeń

W każdej działalności gospodarczej jedną z najważniejszych ról pełni kartoteka wynagrodzeń. W jej skład wchodzą listy płac, karty przychodów i dane dotyczące comiesięcznej wypłaty pracowniczej. Jak prawidłowo ją prowadzić? Kartoteka wynagrodzeń powinna zawierać takie informacje jak:

dane o wynagrodzeniu (płaca zasadnicza, premia, dodatki, nagrody i inne)
dane adresowe pracownika ( ulica, województwo, numer mieszkania, telefon, numer domu, kraj, gmina, miejscowość, kod pocztowy, poczta, powiat)
dane o zatrudnieniu ( data zawarcia umowy)
dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, drugie imię,, NIP, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, imię ojca, imię matki, PESEL, data urodzenia, miejsce urodzenia, nazwisko rodowe)

W skład kartoteki wynagrodzeń wchodzi „karta przychodów” oraz „lista płac”. Te dwa dokumenty służą do właściwego naliczania wypłaty dla pracowników, obliczania należnych ZUS składek oraz w celu należytego uiszczania zaliczki na podatek dochodowy za każdego z pracowników. Karta przychodów Pracodawcy, bez względu na formę organizacyjną działalności, powinni prowadzić karty przychodów. Prawidłowo sporządzona powinna zawierać:

potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne z przychodu pracownika: rentowe (1,5 proc.), chorobowe (2,45 proc.), emerytalne (9,76 proc. podstawy wymiaru)
koszty uzyskania przychodów
kwotę przychodów w naturze i gotówce, którą osiągnął w danym miesiącu
datę przekazania zaliczki podatkowej
kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne
dochód narastająco od początku roku (pracodawcy muszą kontrolować, czy pracownicy nie przekroczyli kolejnej skali podatkowej; wówczas trzeba pobierać wyższą zaliczkę na podatek dochodowy)
kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych
dochód osiągnięty w danym miesiącu
kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych do przekazania do urzędu skarbowego
imię i nazwisko pracownika

Lista płac To dokument księgowy, stosowany w rachunkowości, uwierzytelniający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszystkimi obowiązującymi składkami płaconymi zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Lista płac tworzona jest zazwyczaj co miesiąc, gdyż tak najczęściej rozlicza się wypłaty wynagrodzeń . Jest ona także punktem wyjścia dla właściwego wypełnienia deklaracji podatkowej i dokumentów ubezpieczeniowych, służy również poprawnemu zaksięgowaniu płac. Lista płac musi zawierać stałe elementy, takie jak: