Jeszcze do końca grudnia 2012 roku, aby podatnik mógł zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodów musiał spełnić jedynie trzy podstawowe warunki:
- wydatek musiał mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą,
- powinien być należycie udokumentowany oraz
- nie zawierać się w katalogu wyłączeń z kosztów podatkowych zawartych w art. 23 ustawy o PIT.
Obecnie, chociaż żaden przepis nie reguluje tej kwestii wprost, każdy podatnik oprócz spełnienia powyższych warunków, powinien także przechowywać wszystkie potwierdzenia dokonanych płatności z tytułu poniesionych wydatków. Jak wynika bowiem z art. 24d ww. ustawy, należy wyksięgować z kosztów przedsiębiorstwa wydatki, jeżeli nie zostały opłacone:
- w okresie 30 dni od wskazanego terminu płatności - w przypadku terminów płatności nieprzekraczających 60 dni,
- w okresie 90 dni od daty zaliczenia do kosztów - w przypadku terminów płatności dłuższych niż 60 dni.
Co istotne, korekty kosztów we wskazanych powyżej okresach należy dokonać w kwocie podanej bezpośrednio na dowodzie księgowym. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy podatnicy w danym okresie rozliczeniowym nie ponieśli żadnych kosztów lub są one niższe, niż wymagana korekta. W związku z tym, zobowiązani są do powiększenia przychodów o odpowiednią kwotę wynikającą z nieopłaconych faktur w tym samym okresie.
W przypadku opłacania zaległości już po dokonanej korekcie, przedsiębiorca może ponownie zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodu, jednak w dacie faktycznej zapłaty. Podobna sytuacja będzie miała miejsce w przypadku nabycia środków trwałych, gdzie zobowiązanie nie zostało jeszcze przez podatnika uregulowane. Wówczas należy dokonać korekty zaliczonych już do koszty odpisów amortyzacyjnych.
W świetle przepisów dotyczących VAT, przedsiębiorca będzie w niektórych sytuacjach zmuszony do korekty podatku odliczonego od nierozliczonych wydatków. Co do zasady, jeżeli w przeciągu 150 dni od powstania obowiązku podatkowego, należność nie została uregulowana, wówczas podatnik traci prawo do pomniejszenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktury. Jeżeli natomiast odliczenia dokonano, należy sporządzić korektę deklaracji VAT. W przeciwnym razie niezgodność będzie skutkowała sankcją karną w wysokości 30% wartości bezpodstawnie odliczonego podatku.
Biorąc pod uwagę powyższe rozważania, prawidłowym zachowaniem ze strony podatnika będzie przechowywanie potwierdzeń zapłaty dotyczących poniesionych wydatków. Jest to istotne ze względu na fakt, iż urząd skarbowy podczas kontroli może zakwestionować zasadność zaliczenia wydatków do kosztów, przy których nie widnieje potwierdzenie zapłaty.
