Pojęcie reprezentacji wciąż budzi wśród przedsiębiorców, ale też i doradców podatkowych wiele pytań i wątpliwości. Czy poczęstowanie herbatą kontrahenta to reprezentacja? Czy garść cukierków w poczekalni to również reprezentacja? A jak traktować obiad z kontrahentem? Zrozumienie omawianego pojęcia jest istotne szczególnie w kwestii podatkowej. Wydatków związanych właśnie z reprezentacją nie uznaje się bowiem za koszty uzyskania przychodu. Jednak Naczelny Sąd Administracyjny odmówił podjęcia uchwały w tej sprawie.
Podatnicy mają problemy z zakwalifikowaniem wydatków należących do reprezentacji, bowiem pojęcia tego nie wyjaśnia żadna z ustaw podatkowych. Do pewnego czasu, często spotykane było rozumienie pojęcia reprezentacji jako zdarzeń o charakterze wyniosłym i wystawnym, co zwykle miało odzwierciedlenie w wielkości wydatków poniesionych na przedstawienie firmy.
Problemy z interpretacją przepisów mają nie tylko główni zainteresowani - podatnicy, ale również same urzędy skarbowe, co widać w wydawanych indywidualnych interpretacjach podatkowych. Przykładem może być Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 30 października 2008 roku (PPB3/423-1220/08-2/MW), w której to przychylnie odniesiono się do wskazanych przez Wnioskodawcę założeń, iż poniesione wydatki na zakup artykułów spożywczych (kawa, herbata, woda mineralna, słodycze) oraz zakup usługi z firmy cateringowej, które stanowią poczęstunek dla kontrahentów w czasie spotkań biznesowych nie mają charakteru reprezentacji i mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu. W odpowiedzi stwierdzono, iż jeżeli ustawodawca nie wyjaśnił pojęcia reprezentacji należy posłużyć się wykładnią językową:
“(...) Przez reprezentację rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną” - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007). Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu.(...)”
wyjaśniając dalej, iż stanowisko Spółki uznaje się za prawidłowe “ (...) Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka organizuje spotkania dla swoich kontrahentów w celu prezentacji oferty firmy, przeprowadzenia negocjacji handlowych lub podpisania kontraktu. Odnosząc powyższe do przedstawionego przez Spółkę stanowiska należy stwierdzić, że wydatki z tytułu zakupu kawy, herbaty, soków, wody mineralnej, słodyczy oraz usługi z firmy cateringowej, jeśli nie noszą znamion reprezentacji, są zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości mogą stanowić zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 w/w ustawy koszty uzyskania przychodów.(...)”.
Jednak w czerwcu 2012 roku Minister Finansów (DD6-033-25/SOH/PK-1655/09/10) zmienił wydaną przez urząd skarbowy interpretację zauważając, iż reprezentacja wcale nie musi odnosić się do wystawności, okazałości czy wytworności:
“(...) Brak ustawowej definicji pojęcia "reprezentacja", nie uprawnia jednak do dowolnego określania zakresu znaczeniowego tego terminu. Występujący w obrocie prawnym termin "reprezentacja", wyrażający się w sposobie jego stosowania i rozumienia przez ustawodawcę, a także przez naukę i praktykę prawa, prowadzi jednak do wniosku, że termin ten w zakresie języka prawnego i prawniczego należy rozumieć jako "przedstawicielstwo, reprezentowanie czyichś interesów, występowanie w czyimś imieniu", a nie "wystawność, okazałość, wytworność". Dlatego też termin "reprezentacja", użyty w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, należy rozumieć jako "przedstawicielstwo podatnika, działanie w jego imieniu, w jego interesie, na jego rzecz", a nie jako "wystawność, wytworność, czy okazałość"(...)”.
Dodatkowo Minister Finansów wskazał, iż przy rozpoznawaniu znamion reprezentacji nie ma znaczenia wystawność czy jej brak w odniesieniu do nabywanych usług gastronomicznych, żywności lub napojów, a także nie jest istotne to, czy zakupione usługi i artykuły były wykorzystywane w kontaktach z kontrahentami w siedzibie przedsiębiorstwa, czy też poza nią.
Mimo wielu nieporozumień w kwestii kwalifikowania wydatków do reprezentacji Naczelny Sąd Administracyjny nie podjął się ustalenia jednoznacznej definicji reprezentacji wskazując, iż leży w gestii samego ustawodawcy. Sąd wskazał, że w kwestii reprezentacji każdy przypadek należałoby rozpatrywać indywidualnie, w zależności od stanu faktycznego jaki ma miejsce u konkretnego podatnika. Bowiem to nie wystawność ani wyniosłość poniesionego wydatku stanowi o jego zakwalifikoaniu do kosztów reprezentacji.
Zatem w kwestii kwalifikowania konkretnego wydatku za niezwiązanego z reprezentacją należałoby występować o wydanie Indywidualnej Interpretacji Podatkowej, która określiłaby prawidłowe postępowanie. Oczywiście wiąże się to z dodatkowymi kosztami oraz czasem oczekiwania na wydanie opinii w sprawie konkretnego podatnika. Jednak, jeżeli przedsiębiorca chce uniknąć w późniejszym okresie sporów z fiskusem, takie postępowanie będzie konieczne.
Kwestia reprezentacji jest przedmiotem sporów podatników, organów skarbowych, Ministerstwa Finansów, a także sądów, toczących się nieprzerwalnie od 2007 roku. W związku z tym, przy okazji zmian wprowadzanych w zakresie ustawy o podatku od towarów i usług, należałoby się również zastanowić nad wyjaśnieniem pojęcia reprezentacji bezpośrednio w przepisach lub też nad wyznaczeniem limitu wydatków poniesionych na reprezentację, jakie dla każdego z podatników będą mogły stanowić koszt uzyskania przychodu.
