Nota księgowa
Jednym z najczęściej stosowanych w rozrachunkach z kontrahentami dokumentów jest wspomniana nota księgowa. Może bowiem stanowić podstawę ewidencji zarówno kosztów, jak i przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów przy spełnieniu pewnych warunków. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi - stanowią dowód księgowy. Podatnik może wystawić omawianą notę w przypadku:
- obciążenia dłużnika naliczonymi odsetkami od niezapłaconych zobowiązań,
- obciążenia kontrahenta karą umowną za nieterminową realizację umowy,
- uznania dłużnika kwotą umorzonego długu,
- udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela,
- sprostowania pomyłek w wystawionych wcześniej dowodach księgowych.
Notę księgową wystawia osoba do tego uprawniona w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał przekazuje odbiorcy.
Nota korygująca
W przypadku błędu formalnego na fakturze pierwotnej, np. w nazwie towarów bądź w danych określających nabywcę, prawo przewiduje dwie możliwości:
- wystawienie faktury korygującej - przez sprzedawcę, lub
- noty korygującej - przez nabywcę towarów.
Notę korygującą może wystawić nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zwykłą lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji, wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub też oznaczeniem towaru lub usługi.
Co istotne, notą korygującą nie można poprawiać takich danych, jak: jednostki miary, ilości, wartości czy stosowane stawki podatku. Do tego typu pomyłek służy faktura korygująca, a w celu jej wystawienia należy zwrócić się do sprzedawcy. Wskazaną notę wystawia się w dwóch egzemplarzach, lecz obie kopie należy wysłać wystawcy faktury lub faktury korygującej do zaakceptowania podpisem. Odbiorca zatrzymuje jeden egzemplarz noty dla siebie, a drugi - podpisany - odsyła nabywcy.
Zobacz też:
