Od kwietnia 2013 roku obowiązuje rozporządzenie w sprawie kas fiskalnych (z 14 marca 2013 roku). Wśród wielu zmian dotyczących warunków technicznych, jakie muszą spełniać kasy rejestrujące, znajdują się również przepisy ustanawiające wymogi odnośnie do wystawiania paragonów fiskalnych. Do najczęściej poddawanych dyskusji w tym zakresie zalicza się obowiązek umieszczenia na wspomnianym dokumencie na żądanie nabywcy, jego numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Należy również zamieszczać więcej informacji na paragonie fiskalnym odnośnie do nazwy sprzedawanych towarów lub usług.
Wszystkie kasy fiskalne do wymiany?
Od października 2013 roku na paragonie obowiązkowo musi znaleźć się oznaczenie “Paragon fiskalny”. Odróżnia to jednoznacznie ten dokument od paragonu niefiskalnego, który również znajduje się w obrocie i wystawiany jest dla osób nieprowadzących działalności. Ponadto na dokumencie tym podatnik powinien mieć możliwość wprowadzenia NIP-u nabywcy w sytuacji, gdy wyrazi on takie żądanie. Paragon ze wskazanym numerem identyfikacji podatkowej może bowiem spełniać wymogi do uznania go za fakturę uproszczoną. Dodatkowym warunkiem w tym przypadku jest kwota należności ogółem nieprzekraczająca 100 euro lub 450 zł.
Więcej informacji na paragonie fiskalnym
Nowe wymogi dotyczą również nazwy towaru lub usługi. Rozporządzenie określa, że musi ona pozwalać na ich jednoznaczną identyfikację. Wcześniejsze przepisy zawierały jedynie zapis o nazwie towaru lub usługi i ewentualnym ich opisie stanowiącym rozwinięcie nazwy.
Co było przyczyną wprowadzanych zmian? Omawiane kwestie paragonów fiskalnych są konsekwencją wprowadzonych w styczniu 2013 roku zmian w fakturowaniu.
Pojawia się jednak zasadnicze pytanie - czy dostępne na rynku kasy fiskalne umożliwiają zamieszczenie wspomnianych informacji na paragonach? Odpowiedź nie jest prosta, bowiem nie wszystkie kasy, które do tej pory posiadają przedsiębiorcy, pozwalają na dostosowanie się do przepisów zawartych w rozporządzeniu z roku 2013. Przeszkodą mogą okazać się braki techniczne, szczególnie w przypadku tzw. małych kas, które zapewniają jedynie podstawowe funkcje niezbędne do ewidencjonowania sprzedaży. Czy wiąże się to z koniecznością wymiany wszystkich kas fiskalnych w Polsce? Właściciele firm obawiali się, że będą zmuszeni ponieść dodatkowy koszt związany z zakupem nowego sprzętu. Warto wspomnieć, iż kasa fiskalna pozwalająca na dostosowanie do nowych wymagań wynikających z ww. rozporządzenia to wydatek rzędu około 2 tys. zł. Ministerstwo Finansów uspokoiło jednak podatników, zamieszczając w wyjaśnieniu informację: Jednocześnie jednak dokonując interpretacji § 8 ust. 1 pkt 6 ww. rozporządzenia z 2013 r. należy mieć na uwadze stosowne przepisy zawarte w Rozdziale 5. Zgodnie z § 35 rozporządzenia z 2013 r. podatnicy użytkujący kasy, które zostały nabyte w okresie ważności:1) decyzji ministra właściwego do spraw finansów publicznych wydanej na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania,
2) potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy, wydanego po dniu 1 września 2011 r.
– mogą je nadal stosować do prowadzenia ewidencji po upływie tego okresu, pod warunkiem że kasy te zapewniają prawidłowość rozliczeń podatnika.(...).
Tutaj pojawia się jednak kolejne “ale”...
Wiele wątpliwości wokół przepisów na temat paragonów
Regulacje dotyczące kas fiskalnych wzbudzają do dziś wśród sprzedawców szereg wątpliwości interpretacyjnych. Pojawiają się z opinie, że niejasne jest traktowanie przez Ministerstwo Finansów w różny sposób kwestii NIP-u oraz opisu towarów na paragonach fiskalnych. Oba zagadnienia bowiem są regulowane w przepisach w jednakowy sposób, natomiast w wystosowanym wyjaśnieniu do ww. rozporządzenia resort w ulgowy sposób traktuje jedynie umieszczanie NIP-u na żądanie odbiorcy. Tego wymogu kasy fiskalne, które nie mogły zostać dostosowane do nowych przepisów, nie miały obowiązku spełniać od 1 października 2013 roku.
W odniesieniu do tego, że należy zamieszczać więcej informacji na paragonie fiskalnym w zakresie nazwy towaru lub usługi, Ministerstwo Finansów nie jest już tak pobłażliwe. Jak wynika z wyjaśnień resortu: W przypadku (...) podatników stosujących bardzo proste modele kas rejestrujących w rodzajach działalności, gdzie występuje duża gama oferowanych towarów, częste rotacje towarów itp. konieczność »odpowiedniego<< stosowania ww. przepisu § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia z 2013 r. (tj. dostosowanego do możliwości) może się pojawić. Przypadek taki może mieć przykładowo miejsce w sytuacji, gdy asortyment towarów u danego podatnika jest większy niż liczba dostępnych pozycji w bazie towarowej kasy rejestrującej, którą podatnik wykorzystuje w prowadzonej działalności gospodarczej. W takiej sytuacji podatnik stosuje przepis dotyczący jednoznacznego identyfikowania towarów odpowiednio, co oznacza, że dostosowuje stosowane przez siebie nazewnictwo do liczby dostępnych pozycji w bazie towarowej kasy rejestrującej. Nie wystąpi jednak u niego, w związku z nowymi przepisami, konieczność wymiany kasy rejestrującej.(...).
Sprzedawcy zastanawiają się również, jak bardzo precyzyjną nazwę towaru lub usługi są zobowiązani podać na paragonie. Co dokładnie oznacza, że podana nazwa zapewnia jednoznaczną identyfikację towaru?
Ówczesny Minister Finansów wyjaśnił, że: (...) podatnik powinien użyć oznaczenia nazw towarów i usług do oferowanego asortymentu tak, aby do użytej nazwy towaru i usługi możliwe było przyporządkowanie odpowiedniej stawki podatku i aby użyta nazwa była zgodna z będącym przedmiotem obrotu towarem i usługą, przy czym wprowadzony w przepisie § 8 ust. l pkt 6 rozporządzenia z 2013 r. wymóg »jednoznaczności<< wyłącza możliwość stosowania nazw grup towarów. Oznacza to, że podatnik stosujący nazewnictwo spełniające wymóg »jednoznaczności<<, o którym mowa w przepisie §8 ust. 1 pkt 6 ww. rozporządzenia, zamiast posługiwać się takimi określeniami (właściwymi dla nazwy określonych grup towarów) jak warzywa/owoce, pieczywo, nabiał, napoje alkoholowe, powinien stosować nazwy jak np. pomidory, jabłka (w grupie warzywa/owoce), chleb, bułka (w grupie pieczywo), ser żółty, mleko (w grupie nabiał), piwo, wino, wódka (w grupie napoje alkoholowe).(...).
Do dzisiaj nazewnictwo na paragonach było przedmiotem niejednej interpretacji indywidualnej. Przykładowo w interpretacji z 18 marca 2014 roku (sygn. akt ITPP1/443-1384/13/AJ) poruszono kwestię stosowania w nazewnictwie skrótów. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy stwierdził, że: (...) nazwa świadczenia na paragonie musi być tak skonstruowana, aby można było na tej podstawie w połączeniu z ceną dokładnie określić jakie świadczenie zostało zakupione. Dopiero taki sposób ewidencjonowania sprzedaży skutecznie zagwarantuje konsumentowi prawo do otrzymania dowodu nabycia towarów lub usług z uwidocznioną kwotą podatku oraz możliwość kontroli przez klienta czynności, dotyczących prawidłowego ewidencjonowania transakcji i wystawienia dowodu potwierdzającego jej wykonanie. Podatnik powinien zatem wystawiać paragony zawierające nazwy towarów na tyle szczegółowe, żeby – z jednej strony – pozwalały one organowi podatkowemu na weryfikację prawidłowości rozliczenia podatku, a z drugiej – zapewniały konsumentowi możliwość kontroli dokonywanych zakupów.
Dodatkowo w interpretacji tej podkreślono, że urządzenia fiskalne nabyte przed wejściem w życie rozporządzenia w sprawie kas z marca 2013 r. należy wykorzystać w takim zakresie, na jaki pozwalają jej warunki techniczne. Stąd możliwe jest stosowanie skróconej nazwy.
Korzyści z nowelizacji przepisów dla użytkowników kas rejestrujących
Wprowadzane zmiany są jedynie doprecyzowaniem i uszczegółowieniem przepisów wcześniej obowiązujących, które miały ułatwić życie przedsiębiorcom. Wprowadzenie bardziej szczegółowego opisu towarów i usług na paragonie fiskalnym to rozwiązanie dobre zarówno dla konsumentów, jak i dla sprzedawców. Pierwszym z nich daje możliwość dokładniejszej kontroli dokonywanych zakupów. Natomiast przedsiębiorcy, w przypadku kontroli skarbowej będą w stanie udowodnić organowi podatkowemu prawidłowe rozliczanie podatku od sprzedaży.
Z kolei zamieszczenie NIP nabywcy na paragonie to zabezpieczenie przede wszystkim dla przedsiębiorców dokonujących zakupów potwierdzanych za pomocą tego dokumentu księgowego - nie ma wówczas wątpliwości, iż zakupu dokonał wskazany podatnik. Ponadto, jak zostało wcześniej wspomniane, działanie takie pozwoli na traktowanie paragonu na równi z fakturą uproszczoną, jeżeli oczywiście spełni on pozostałe wymagania wynikające z ustawy o VAT.
Jak wynika z wyjaśnień resortu finansów, zmiany wprowadzone od 1 października 2013 r., które nałożyły więcej obowiązków na podatników - nie są działaniem przeciwko nim. Jednak mimo dobrych intencji wiele do życzenia pozostawia, po pierwsze - sposób sformułowania przepisów, które tych zmian dotyczą, po drugie - pośpiech przy wprowadzaniu ich w życie. Do dzisiaj zostało jednak wydanych wiele interpretacji indywidualnych, które systematyzują wiedzę przede wszystkim w zakresie poprawnego formułowania nazewnictwa na paragonach fiskalnych. Więcej informacji na paragonie fiskalnym nie powinno zatem sprawiać problemu.
