Wzorem dokumentu możemy określić każdy wzorzec, na zasadzie którego został stworzony inny dokument. Wykorzystanie niniejszego wzoru w znaczny sposób pozwala skrócić okres generowania dokumentu. Posługując się wzorem dokumentu, możemy też zminimalizować ryzyko pojawienia się przekłamań w dokumencie, który stworzyliśmy.

Szczególnym rodzajem dokumentu, jest dokument rachunkowy, jaki tworzy się w sytuacji utrwalenia pisemnie procesów gospodarczych, które zachodzą między określonymi subiektami lub stronami. Niniejszy dokument często tytułowany jest dowodem, bo na jego zasadzie możemy dowodzić swoich pretensji zarówno u partnera gospodarczego, jak i przed specjalnie do tego celu przeznaczonym organem kontrolnym bądź organem wykonawczym.

I tak też mamy możliwość pogrupować je na:

• Zewnętrzne obce - wystawione przez zewnętrznych klientów, np. rachunki i faktury,
• Zastępcze – wystawione do momentu odebrania dowodu zewnętrznego obcego,
• Zbiorcze – służą dokonaniu wspólnych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które charakteryzują wcześniej stworzone zapisy wg nowych kryteriów systematyzujących,,
• Zewnętrzne własne – wystawione przez organizację i przekazane w prawidłowym brzmieniu klientowi,
• Wewnętrzne – potwierdzające operacje wewnątrz organizacji, są to na przykład dokumenty obrotu kasowego, obrotu środków trwałych,, obrotu magazynowego ale również listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło
• Korygujące.

Dowody rachunkowe odgrywają istotną rolę również jako podstawa zeznania finansowego i źródło analizy finansowej. Winny być zgodne z tokiem operacji gospodarczej, dlatego nie powinny zawierać w żadnym wypadku przekłamań, przeróbek czy prób wymazania danych. Dokument z niniejszymi zmianami można w bardzo prosty sposób podważyć.

Dowód rachunkowy powinien posiadać między innymi:

• Charakterystykę działania, jego wartość, jednostki,
• Dzień, miesiąc, rok wydarzenia i czas stworzenia dowodu rachunkowego,
• Sygnatury osób biorących udział w operacji gospodarczej,,
• Nazwę i adres osoby, firmy lub instytucji dokonującej operacji gospodarczej,
• Sygnaturę liczbową identyfikacyjną dokumentu,
• Ustalony typ dowodu
• Zapis stwierdzający kontrolę i zakwalifikowanie dowodu w księgach rachunkowych.

Dowód powinien być sporządzony w sposób przejrzysty oraz zrozumiały dla obu stron, ale również dla organów kontrolnych, ale również musi być sporządzony w języku polskim, a wszystkie waluty, jakie się w nim znajdą, muszą być zapisane w walucie polskiej (naliczone po kursie z chwili dokonania operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie takich dokumentów.