Zmiana formy wykorzystywania samochodu osobowego a system korekt VAT

Możliwość odliczania pełnej wartości podatku od towarów i usług naliczanego przy nabyciu samochodów osobowych o dopuszczalnej masie całkowitej poniżej 3,5 tony to dobra wiadomość dla podatników. Nieco mniej optymistyczny jest fakt, że taka możliwość istnieje tylko wówczas, gdy pojazd jest wykorzystywany tylko i wyłącznie w udokumentowanych celach firmowych. W innym przypadku przysługiwać będzie prawo do odliczenia jedynie połowy naliczonego VAT-u. Decyzja nie jest wcale taka prosta, na szczęście – nie jest też ostateczna. Kiedy następuje zmiana formy wykorzystywania samochodu w firmie – należy pamiętać o dopełnieniu formalności i korekcie podatku VAT.

Dla przypomnienia – sposoby odliczania VAT od nabycia samochodu osobowego

Przedsiębiorcy z dłuższym stażem przyzwyczajeni są do faktu, że przy nabyciu samochodu osobowego o dopuszczalnej masie całkowitej poniżej 3,5 tony do firmy odliczenie podatku VAT jest ograniczone. Także nowelizacja prawa podatkowego z 2014 r. nie dokonała w tej kwestii cudów, natomiast dała podatnikom nieco większe możliwości w tym zakresie.

Z dniem 1 kwietnia 2014 r. w ustawie o VAT pojawił się art. 86a, kompleksowo wyjaśniający zasady rozliczania podatku naliczonego. Podstawowa opcja daje przedsiębiorcom możliwość odliczania 50% podatku od nabycia samochodu, a także od nabycia dla niego części, kosztów napraw i usług eksploatacyjnych. Co ważne, opcja odliczania połowy podatku nie dotyczy nabywania paliw do napędu tego typu samochodów – zgodnie z art. 12 ust. 1 Ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw z 7 lutego 2014 r. jest to niemożliwe do 30 czerwca 2015 r.

Natomiast zgodnie z ust. 3 artykułu 86a ustawy o VAT, przedsiębiorca może zdecydować się także na odliczanie całej wartości podatku naliczonego przy nabyciu samochodu osobowego, a także przy innych wydatkach eksploatacyjnych, w tym na paliwo. W takiej sytuacji pojazd musi być wykorzystywany wyłącznie na cele działalności gospodarczej lub też spełniać odpowiednie wymogi konstrukcyjne. Oczywiście fakt użytkowania samochodu tylko dla celów służbowych nie może być przyjęty przez organy skarbowe na słowo honoru – przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić do takiego samochodu szczegółową ewidencję przebiegu, łącznie z wprowadzeniem stanów licznika samochodu.

Jak i kiedy podjąć decyzję?

Decyzja o tym, w jaki sposób rozliczać użytkowany w firmie samochód osobowy nie musi być podjęta raz na zawsze. W przepisach nie określono, ile razy podatnik może ją zmieniać, warto natomiast pamiętać w tej kwestii o zdrowym rozsądku. Zmiana formy odliczania podatku VAT od pojazdu z całkowitego na częściowe lub odwrotnie powinna być uzasadniona obiektywnymi okolicznościami, a kiedy zostanie podjęta, dobrze byłoby aby była trwała. Niezdecydowanie i zbyt częste aktualizacje mogą bowiem zwrócić uwagę organów skarbowych i wzbudzić podejrzenia.

Jeśli przedsiębiorca obiektywnie i rzetelnie przeanalizuje sytuację i stwierdzi, że konieczna jest jednak zmiana formy rozliczania podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych, konieczne będzie zgłoszenie lub aktualizacja danych w urzędzie skarbowym – służy do tego formularz VAT-26. W przypadku, kiedy przedsiębiorca chce przeznaczyć wyłącznie na cele działalności samochód nowo wprowadzony do środków trwałych firmy lub też będący już środkiem trwałym, ale dotychczas wykorzystywany w sposób mieszany, powinien wskazany druk dostarczyć do właściwego urzędu skarbowego do 7 dni od poniesienie pierwszego wydatku, od którego ma zostać odliczony pełny VAT. Jeśli dokonuje aktualizacji odwrotnej – samochód dotychczas wykorzystywany tylko w firmie będzie obecnie używany w formie mieszanej, ostateczny termin to dzień przed dniem, w którym dokonano zmiany – a więc wykonano niesłużbową trasę.

Zmiana formy wykorzystywania samochodu firmowego - System korekt VAT dla samochodów

Jak wskazano wcześniej, sama zmiana formy wykorzystywania samochodu firmowego jest możliwa bez konieczności spełnienia wcześniej specjalnych dodatkowych warunków. Natomiast już po jej dokonaniu konieczna może okazać się korekta podatku VAT naliczonego przy nabyciu samochodu.

Obowiązek lub prawo dokonania takiej korekty zostało wskazane podatnikom w nowo dodanym w kwietniu 2014 r. art. 90b ustawy o VAT. Obowiązuje ona w momencie, gdy zmiana formy wykorzystywania samochodu firmowego została przeprowadzona przed upływem 60 miesięcy od miesiąca, w którym nabyto, dokonano importu albo oddano do używania pojazd. Wyjątek dotyczy samochodów o wartości mniejszej niż 15 000 zł – wtedy okres korekty obejmuje 12 miesięcy, licząc od wskazanych dat.

To, czy przedsiębiorca będzie miał prawo do dokonania korekty, czy też będzie do niej zobowiązany zależy od tego, „w którą stronę” zmieniono zasady używania pojazdu w firmie. Zatem, jeśli w przedsiębiorstwie wprowadzana jest zmiana formy wykorzystywania samochodu i pojazd jest używany w sposób mieszany, gdzie dotychczas był używany wyłącznie do celów służbowych, będzie musiał dokonać korekty odliczonego podatku VAT (w tym przypadku istniało prawo do odliczenia całej jego wartości, korekta będzie zatem na minus). Natomiast podatnik przekazujący na cele wyłącznie firmowe pojazd wykorzystywany w sposób mieszany ma możliwość dokonania korekty (wcześniej miał prawo do odliczenia tylko połowy naliczonego podatku, zatem w tej sytuacji korekta będzie na plus).

Korekty należy dokonywać w sposób proporcjonalny do dotychczasowego okresu wykorzystywania samochodu w firmie. Dla obliczenia korekty należy zacząć od miesiąca, w którym nastąpiła zmiana wykorzystywania.

Przykład 1. Korekta in minus

Przedsiębiorca nabył do firmy samochód osobowy o wartości 43 478,26 zł netto, 10 000 zł podatku VAT naliczonego. W maju 2014 r. samochód ten został wprowadzony do ewidencji środków trwałych jako samochód przeznaczony wyłącznie na cele firmowe, z pełnym odliczeniem VAT. Przedsiębiorca w deklaracji VAT-7 za maj 2014 r. odliczył zatem 10 000 zł podatku VAT naliczonego przy zakupie samochodu.

W sierpniu 2015 r., po 15 miesiącach użytkowania przedsiębiorca zdecydował się na przeznaczenie samochodu na cele mieszane. Do zakończenia okresu korekty zostało 45 miesięcy, zatem do proporcjonalnego odliczenia podatku VAT pozostało:

45/60* 10 000 = 7500 zł.

Natomiast przekazując samochód na cele mieszane, podatnik ma prawo do odliczenia tylko 50% podatku VAT - zatem 50% * 7500 zł = 3750 zł. W deklaracji za sierpień 2015 r. podatnik powinien skorygować na minus 3750 zł odliczonego przy nabyciu auta podatku VAT.

Przykład 2. Korekta in plus

Przedsiębiorca nabył do firmy samochód osobowy o wartości 43 478,26 zł netto, 10 000 zł podatku VAT naliczonego. W maju 2014 r. samochód ten został wprowadzony do ewidencji środków trwałych jako samochód wykorzystywany w sposób mieszany, co uprawniało do odliczenia 50% podatku VAT naliczonego przy nabyciu. Przedsiębiorca w deklaracji VAT-7 za maj 2014 r. odliczył zatem 50% *10 000 zł = 5000 zł podatku VAT naliczonego przy zakupie samochodu.

W sierpniu 2015 r., po 15 miesiącach użytkowania przedsiębiorca zdecydował się na przekazanie samochodu na cele wyłącznie firmowe. Do zakończenia okresu korekty zostało 45 miesięcy, zatem do proporcjonalnego odliczenia podatku VAT pozostało:

4560* 10 000 = 7500 zł.

Skoro podatnik odliczył przy nabyciu 5000 zł podatku VAT, kwotę do odliczenia należy proporcjonalnie pomniejszyć:

7500 zł - 45/60* 5000 = 3500 zł

W deklaracji za sierpień przedsiębiorca powinien skorygować na plus 4000 zł podatku naliczonego przy zakupie auta, lecz nieodliczonego.