Sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych co do zasady powinna być ewidencjonowana za pomocą kasy fiskalnej. Jednak przepisy przewidują wyjątki, które zwalniają niektórych przedsiębiorców z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, chociażby ze względu na wielkość obrotów.

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży

Podatnicy rozliczający się na zasadach ogólnych, którzy powierzyli prowadzenie księgi biuru rachunkowemu i nie korzystają z kasy fiskalnej, zobowiązani są do prowadzenia w miejscu wykonywania działalności ewidencji sprzedaży. Warunek ten dotyczy również przedsiębiorców posiadających działalność wielozakładową.

Dane jakie należy zawrzeć w ewidencji sprzedaży określone zostały w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Powinna zawierać co najmniej następujące informacje:

  • numer kolejny wpisu,
  • datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami, oraz
  • kwotę tego przychodu.

Dodatkowo podatnik jest zobowiązany zbroszurować ewidencję sprzedaży i kolejno ponumerować jej karty.

Podatnicy zwolnieni z VAT

Z paragrafu 8 ust. 4 ww. rozporządzenia wynika również, że podatnicy, korzystający ze zwolnienia od podatku VAT, jeżeli nie prowadzą odrębnej ewidencji sprzedaży dla celów VAT, mogą w ewidencji sprzedaży na potrzeby podatku dochodowego w odrębnej kolumnie wykazywać przychody podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług oraz łączną kwotę dziennej sprzedaży wynikającą z faktur, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.

Zgodnie z paragrafem 21 ust. 1 rozporządzenia podatnik prowadzący odrębną ewidencję sprzedaży lub rejestr sprzedaży, może dokonywać w księdze zapisów dotyczących przychodów ze sprzedaży towarów i usług na koniec miesiąca. Wówczas wartość podlegającą wpisowi będzie stanowić łączna kwota wynikająca z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji.

Zestawienie to powinno zawierać co najmniej następujące dane:

  • datę i kolejny numer zestawienia,
  • sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku od towarów i usług.