Podatkowa księga przychodów i rozchodów stanowi podstawowe narzędzie prowadzenia dokumentacji księgowej w sporej części firm. Mimo, iż jest ona kompleksowym narzędziem, w którym ujęte powinny być wszystkie przychody i koszty firmy, przedsiębiorca nie może zapominać także o pewnych dodatkowych ewidencjach. Jaka dodatkowa ewidencja może okazać się konieczna?

Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych

Wprawdzie wydatki poniesione na środki trwale bądź wartości niematerialne i prawne są księgowane w KPiR - najczęściej w formie odpisów amortyzacyjnych - to jednak konieczne jest także ujmowanie ich w takim dodatkowym spisie. Zgodnie bowiem z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie zasad prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jeśli w firmie nie zostanie zaprowadzona ewidencja, to elementy które powinny być zgodnie z przepisami zaliczone do środków trwałych bądź wartości niematerialnych i prawnych nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

W związku z powyższym, do środków trwałych należy zaliczyć rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Dodatkowe warunki wprowadza także ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych - środek trwały to taki, który stanowi własność lub współwłasność podatnika oraz którego wartość jest nie mniejsza niż 3500 zł.

W ewidencji środków trwałych należy zawrzeć przede wszystkim następujące elementy:

  • liczbę porządkową,
  • datę nabycia środka trwałego,
  • datę przyjęcia do używania środka trwałego,
  • określenie dokumentu potwierdzającego nabycie,
  • określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
  • symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT),
  • wartość początkową,
  • stawkę amortyzacyjną,
  • kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów,
  • zaktualizowaną wartość początkową,
  • zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,
  • wartość ulepszenia zwiększającą wartość środka trwałego,
  • datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Warto przy tym pamiętać, że katalog elementów ewidencji nie jest zamknięty. Podatnik może dokonać tutaj poszerzenia jeśli uzna, że dodatkowe zapisy pozwolą na lepsze identyfikowanie wprowadzonych sprzętów.

Dodatkowa ewidencja a ewidencja wyposażenia

Ewidencja wyposażenia to drugi, obok ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych spis, który przedsiębiorca powinien posiadać. Taki obowiązek wynika ze wspomnianego już wcześniej rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W tym spisie przedsiębiorca powinien ujmować rzeczowe składniki majątku, których wartość przekracza 1500 zł, a które na podstawie przepisów nie zostały uznane za środki trwałe. Warto zwrócić, uwagę że - w przeciwieństwie do ewidencji środków trwałych - do wyposażenia zaliczane są tylko rzeczowe składniki majątku. Nie jest więc konieczne ujmowanie w niej tańszych odpowiedników wartości niematerialnych i prawnych.

Obowiązkowymi elementami, które powinny znaleźć się w ewidencji wyposażenia, jest:

  • numer kolejny wpisu,
  • data nabycia,
  • numer faktury lub rachunku,
  • cena zakupu lub koszt wytworzenia,
  • numer pozycji, pod którą wpisani w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia,
  • datę oraz przyczynę likwidacji.

Polecamy