Przyjęcie i wydanie magazynowe musi być realizowane przy użyciu odpowiedniej dokumentacji. Jak zatem powinny wyglądać prawidłowo sporządzone dokumenty magazynowe?
Wszystkie zmiany w magazynie rejestrowane są za pomocą dokumentów:
- Rozchodu wewnętrznego - dokument Rw
- Wydania zewnętrznego - dokument Wz
- Zmiany lokalizacji - dokument Zl
- Przyjęcia zewnętrznego - dokument Pz
- Przychodu wewnętrznego - dokument Pw
Przyjęcie magazynowe
Przyjęcia magazynowego dokonuje się poprzez sporządzenie dokumentu Pz. Musi on posiadać takie dane jak:
- skąd pochodzi towar
- ilość towaru dostarczonego i ilość towaru przyjętego
- podpis osoby , która zatwierdza dokumentację
- podpis osoby dostarczającej towar
- jaka jest cena jednostkowa towaru
- na co ten towar będzie przeznaczony
- jaka jest łączna wartość przyjętego towaru
- rodzaj transportu towaru
- dane firmy przyjmującej na magazyn i dane osoby/firmy dostarczającej towar
- jednostkę miary
- bieżący numer dokumentu
- podpis osoby przyjmującej towar
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- datę sporządzenia dokumentu i datę przyjęcia towaru na magazynowa
Dodatkowo, dokument Pz powinien być sporządzony w dwóch jednakowych egzemplarzach - jeden pozostaje w magazynie, a drugi przekazywany jest do księgowości. Przeważnie przedsiębiorcy korzystają z papierowych druczków Pz, można jednak skorzystać również ze specjalistycznego oprogramowania magazynowego.
Wydanie magazynowe
Wydanie towaru musi być stosownie udokumentowane. W tym celu wystawia się dokument Wz. Powinien on przedstawiać takie informacje jak:
- jednostkę miary
- podpis osoby wydającej towar
- podpis osoby odbierającej towar
- ilość
- datę wystawienia dokumentu oraz datę wydania towaru
- cenę jednostkową
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentacja
- łączną wartość towaru
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- dane firmy wydającej towar z magazynu i dane osoby/firmy, której towar jest wydawany
- unikatowy numer dokumentu
Ponadto, dokument przyjęcia magazynowego powinno się sporządzić w 2 jednakowych egzemplarzach - jeden zostaje w magazynie, a drugi służy do celów księgowych.
Pozostałe dokumenty służą do kontroli wewnętrznej magazynu. Ewidencjonują zmiany lokalizacji towarów oraz zmiany ilościowe towarów po ewentualnym ich przerobieniu.
