Aby przedsiębiorca mógł ująć wydatek w kosztach uzyskania przychodu - zgodnie z ustawą o PIT - muszą być spełnione następujące warunki:
- wydatek musi zostać poniesiony w celu osiągnięcie przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
- nie może znajdować się na liście wydatków zamieszczonych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
- wydatek musi być odpowiednio udokumentowany.
Zdarzają się jednak sytuacje, w których dokument księgowy, tj. faktura czy rachunek, nie jest niezbędny do zaksięgowania wydatku. Wystarczy wtedy sporządzenie dowodu wewnętrznego. Sprawdź, kiedy można skorzystać z prawa do wystawienia takiego dokumentu i jak powinien on wyglądać!
Dowód wewnętrzny - w jakich sytuacjach?
Dokumentem, który reguluje kwestie ujmowania wydatków na podstawie dowodu wewnętrznego, jest Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (z dnia 26 sierpnia 2003 roku). Przepisy tam ujęte przewidują ściśle określone zdarzenia gospodarcze, które można udokumentować dowodem wewnętrznym (§ 14. ust. 2).
Wśród powyższych zdarzeń gospodarczych znalazły się m.in.: opłaty sądowe, notarialne i skarbowe, koszty diet i inne wydatki związane z podróżą służbową pracowników czy wydatki związane z parkowaniem samochodu, nie udokumentowane fakturą czy rachunkiem.
Elementy dowodu wewnętrznego
Dowody wewnętrzne dotyczące wydatków muszą być obowiązkowo zaopatrzone w datę wystawienia, a także podpisy osób, które tego wydatku dokonały. Poza tym, przy zakupie towaru muszą określać: nazwę towaru, ilość, cenę jednostkową oraz wartość (w innych przypadkach rodzaj wydatku i wysokość kosztu). Przedsiębiorca prowadzący KPiR dodatkowo musi pamiętać, że wymagane jest podpięcie potwierdzenia zapłaty pod wygenerowane dokumenty. Muszą być one sporządzone w języku polskim, a ich treść musi być zrozumiała. Konieczne jest także nadanie numeru dowodowi wewnętrznemu.
Podróż służbowa udokumentowana dowodem wewnętrznym
Odrębną kwestią jest dokumentowanie podróży służbowej poprzez dowód wewnętrzny. Zgodnie z rozporządzeniem (ust. 3) dokument obowiązkowo musi zawierać minimum następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.
Zobacz też:
