Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Tak więc pomiędzy wydatkiem na przejazd autostradą a osiąganym przychodem musi istnieć związek przyczynowo skutkowy. Wydatek może być spowodowany np. wyjazdem do kontrahenta, który ma swoją siedzibę w innym mieście. Księgowanie odbywa się w kolumnie 13 KPiR. Podstawą do zaewidencjonowania kosztu będzie paragon wydany w punkcie poboru opłat. Taki wydruk nie zawiera wprawdzie danych nabywcy, ale może być uznany za pełnoprawny dzięki zapisom w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z § 12 ust. 3 pkt. 2 w/w rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy
  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty
  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie,     jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji     gospodarczych (tutaj właściciel firmy)

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. W § 13 natomiast zawarta została informacja, że za dowody księgowe uważa się również inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2. Tak więc jeśli paragon posiada wszystkie niezbędne dane, to może służyć jako podstawa zapisu w KPiR. Należy również zwrócić uwagę na to, że w punktach poboru opłat wystawiane są zarówno paragony fiskalne jak i niefiskalne. Obydwa dokumenty (pod warunkiem spełnienia wyżej opisanych przesłanek) będą kosztem uzyskania przychodu. Dodatkowo paragon fiskalny za przejazd autostradą może być podstawą do odliczenia zawartego na nim podatku VAT. Zostało to unormowane w § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur. Zgodnie z wymienionym paragrafem za fakturę uznaje się również dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane:

  • nazwę     i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy
  • numer kolejny i datę wystawienia
  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata
  • kwotę należności wraz z podatkiem
  • kwotę podatku.