Księgowość online to rozwiązanie, z którego coraz częściej korzystają przedsiębiorcy. Wynika to przede wszystkim z wygody oraz mniejszych kosztów w odniesieniu do tradycyjnych usług. Na czym polega prowadzenie księgowości online? Komu opłaca się z niej korzystać? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.
Na czym polega prowadzenie księgowości online?
Prowadzenie księgowości online obejmuje te same czynności co w przypadku tradycyjnej księgowości, jednak dokumenty nie są fizycznie przekazywane do biura rachunkowego, ale wysyłane przez Internet. Księgowość online prowadzona jest w dedykowanych aplikacjach, które działają zazwyczaj w modelu SaaS, co oznacza, że dostęp do nich wymaga wykupienia abonamentu. Oprogramowanie pozwala tworzyć dokumenty, a także przesyłać je do odpowiednich instytucji, czy biura księgowego. Podstawową zaletą takiego rozwiązania są mniejsze koszty, ponieważ przedsiębiorca płaci tylko za te usługi i funkcjonalności, z których faktycznie korzysta.
Modele prowadzenia księgowości online
Jak już wspomniano księgowość online prowadzona jest w dedykowanej aplikacji, do której dostęp zostaje wykupiony w ramach abonamentu. Warto jednak mieć świadomość, że prowadzenie księgowości online może przyjąć różne formy. Wyróżnia się 3 podstawowe modele, czyli:
- samodzielne prowadzenie księgowości online - w tym przypadku przedsiębiorca korzysta z aplikacji, która umożliwia mu generowanie dokumentów oraz prowadzenie rozliczeń. Specjalne programy bardzo to ułatwiają ponieważ część działań wykonują automatycznie. Przykładem może być m.in.:
- zapisywanie każdego przychodu w księdze przychodów i rozchodów w momencie wystawiania faktur przychodowych,
- wyliczanie kwoty składek ZUS,
- generowanie rejestrów i innych ewidencji,
- wyliczanie kwoty podatków do opłacenia;
- prowadzenie księgowości online przez profesjonalne biuro - w tym przypadku wszystkie działania przejmuje na siebie biuro rachunkowe działające online, które prowadzi księgowość firmy w dedykowanej aplikacji, dzięki czemu przedsiębiorca cały czas ma do niej wgląd. W tym przypadku komunikacja na linii firma - biuro odbywa się całkowicie przez Internet lub telefon;
- prowadzenie księgowości online w banku - w ofercie niektórych banków znajduje się usługa prowadzenia księgowości online, która polega na połączeniu firmowego konta z dedykowanym narzędziem do prowadzenia rozliczeń, które można obsługiwać przez bankowość internetową.
Korzyści z prowadzenia księgowości online
Wspomniano już, że prowadzenie księgowości online zyskuje coraz więcej zwolenników. Wynika to przede wszystkim z zalet tego rozwiązania, do których zalicza się:
- wygodę - wszystko można załatwić bez wychodzenia z domu, a dostęp do programu i dokumentów możliwy jest o każdej porze dnia i nocy;
- redukcję kosztów - księgowość online jest zdecydowanie tańsza od usług świadczonych przez stacjonarne biuro;
- bycie na bieżąco z przepisami - prowadzenie księgowości online nie wymaga śledzenia zmian w prawie podatkowym, ponieważ twórcy aplikacji dbają, by były dostosowane do aktualnych przepisów;
- bezpieczeństwo - aplikacje są odpowiednio zabezpieczone przed wyciekiem danych, co sprawia, że korzystanie z nich jest w 100% bezpieczne.
Księgowość online optymalne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którym zależy na ograniczeniu kosztów, a większość rozliczeń prowadzą sami. Opłata niewielkiego abonamentu pozwoli korzystać z aplikacji, która uprości samodzielną księgowość, a co za tym idzie pozwoli zaoszczędzić na korzystaniu z zewnętrznego biura, czy utrzymywaniu etatu dla księgowego.
