Słowa "workflow" używa się w odniesieniu do oprogramowania, zwłaszcza wspomagającego pracę grupową. Ma ono wielkie znaczenie dla przedsiębiorstw, które chcą monitorować kierunki swoich działań oraz przyspieszyć i usprawnić pracę w wybranych działach. Program taki umożliwia:
- porządkowanie dokumentów,
- prowadzenie efektywnej pracy grupowej,
- tworzenie historii dokumentu,
- raportowanie postępu prac w obiegu,
- obsługę faksów, zeskanowanej poczty tradycyjnej, poczty elektronicznej według zdefiniowanych wcześniej procedur,
- obsługę formularzy, faktur elektronicznych lub faktur skanowanych,
- tworzenie harmonogramów obiegu dokumentów,
- elastyczną obsługę procesów przepływu dokumentów oraz informacji miedzy działami i jednostkami,
- udostępnianie, indeksowanie, gromadzenie oraz wyszukiwanie wszelkiego rodzaju dokumentów, tworzonych w działalnościach gospodarczych lub też przychodzących do niej z zewnątrz.
W jaki sposób korzystać z workflow? Oprogramowanie typu workflow skierowane jest do klientów zarówno z sektora finansowego, jak i z obszaru średniej i małej przedsiębiorczości. Program bazuje na przeglądarce www. Udostępniany jest na zasadzie Software as a Service – oprogramowanie jako usługa. Nie instaluje się go na dysku twardym komputera, a jedynie zakupuje dostęp do aplikacji internetowej. Po zarejestrowaniu się na portalu, można w korzystać z jego funkcjonalności.
