Zmiany wymagań dotyczących prowadzenia ksiąg podatkowych

Osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz rozliczające się z urzędem skarbowym na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów powinni zapoznać się z planowanymi zmianami dotyczącymi tej ewidencji. Ministerstwo Finansów planuje bowiem, aby podatnicy prowadzili księgi podatkowe w sposób umożliwiający ich kontrolę za pośrednictwem elektronicznych kanałów komunikacji.

Zatwierdzony projekt zmian Ordynacji podatkowej

Ministerstwo Finansów - jak poinformowało jeszcze w grudniu 2013 roku - złożyło do rządu projekt założeń planowanych zmian m.in. w Ordynacji podatkowej. Rozpatrzeniem wniosku zajął się natomiast Komitet Stały Rady Ministrów.

Głównym powodem sporządzenia projektu zmian w Ordynacji podatkowej (oraz innych ustaw) jest potrzeba pilnego rozwiązania bieżących problemów, wśród których znalazła się również kwestia prowadzenia elektronicznych ewidencji podatkowych - m.in. podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Ministerstwo Finansów przy tworzeniu danego planu wzięło pod uwagę możliwość dokonywania kontroli przez organy skarbowe za pośrednictwem elektronicznych środków komunikacji. W projekcie możemy przeczytać: “W związku z rozwojem środków komunikacji elektronicznej oraz upowszechnieniem tej najtańszej i najdogodniejszej formy kontaktu między organem podatkowym jest zasadne wprowadzenie możliwości zadośćuczynienia wezwaniu organu podatkowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na elektronicznych nośnikach danych.”

Obecnie podatnicy przy kontaktach z urzędami skarbowymi posługują się danymi zapisanymi w formie uniemożliwiającej ich analizę w ramach kontroli podatkowej przy użyciu technologii informacyjnej. Powodem tego są kontrole przeprowadzane w sposób tradycyjny, znane już chyba każdemu podatnikowi z przedłużających się w czasie analiz dokumentów. Dotyczy to głównie sytuacji, w których podatnik dostarcza dokumenty w formach elektronicznych nienadających się do sprawnej analizy, tj. PDF czy XPS. W związku z tym, że są to pliki nieedytowalne, nie ma możliwości sprawnego importu dokumentów oraz ich analizy za pomocą narzędzi informatycznych wykorzystywanych przez organy kontrolujące.

Konsekwencją powyższego stanu rzeczy jest oczywiście wydłużenie wymagającej więcej zaangażowania zarówno ze strony kontrolowanego, jak i organu dokonującego kontroli. Zatem w proponowanych zmianach znalazł się pomysł wprowadzenia ujednoliconego - edytowalnego formatu plików ksiąg podatkowych oraz dokumentów księgowych. Wówczas podatnicy będą zobowiązani do przekazywania informacji na żądanie organu skarbowego w jednolitej, obowiązującej formie.

Zamierzeniem projektowanych zmian jest wprowadzenie do systemów księgowych nowej funkcjonalności umożliwiającej edycję ksiąg podatkowych oraz dokumentów księgowych przy zastosowaniu standardu XML użytkowanego w komunikacji elektronicznej. Zdaniem Ministerstwa Finansów większość programów dostępnych na rynku już obsługuje tworzenie raportów we wspomnianym standardzie, a ewentualna modyfikacja powinna wchodzić w zakres usług stanowiących wsparcie techniczne. Zmiana ma polegać na wprowadzeniu koncepcji Jednolitego Pliku Kontrolnego opracowanego przez Organizację Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (ang. Organization for Economic Co-operation and Development - OECD).

Co istotne, z uwagi na fakt, iż wprowadzone zmiany będą miały znaczny wpływ na podmioty gospodarcze oraz na sposób prowadzonej przez nie ewidencji podatkowej, przewiduje się okres przystosowania (vacatio legis) do jednego roku od dnia ogłoszenia zmian.

Zalety planowanych zmian

Przy zastosowaniu proponowanego rozwiązania korzyścią - według Ministerstwa Finansów - będzie ograniczenie kosztów związanych z prowadzeniem ksiąg podatkowych przez przedsiębiorców oraz funkcjonowaniem administracji podatkowej. Przyczyni się do tego w szczególności poprawa efektywności kontroli podatkowych, które za sprawą zautomatyzowania działań będą przeprowadzane znacznie szybciej.