Aktualnie wielu przedsiębiorców decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości przy użyciu różnorodnych programów księgowych dostępnych na płytach lub w sieci. Jednym z nurtujących ich problemów jest niewiedza na temat tego jakie dokumenty księgowe należy drukować, a które z nich można przechowywać jedynie w wersji elektronicznej (np. w formacie pdf.). Odpowiedź z pewnością znajdzie się w tym artykule.

Dokumenty księgowe - Księga Przychodów i Rozchodów

Większość drobnych przedsiębiorców prowadzi swoją księgowość w oparciu o Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów. Przepisy pozwalają na jej prowadzenie przy użyciu programów komputerowych. Par. 31 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, określa warunki jakie podatnik musi spełnić, aby księga prowadzona przy użyciu technik teleinformatycznych, została uznana za prawidłową. Po pierwsze podatnik musi posiadać pisemną instrukcję obsługi programu komputerowego, który będzie wykorzystywany do prowadzenia księgi. Po drugie używanie danego programu musi zapewniać bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z obowiązującym wzorem księgi. Po trzecie, koniecznym jest przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Aktualne przepisy podatkowe nie pozwalają zatem na przechowywanie KPiR w wersji elektronicznej bez konieczności jej drukowania. Zgodnie z par.31 ust. 2 przedsiębiorca musi wydrukować księgę nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Ewidencja przychodów (ryczałt)

Regulacje w tej kwestii są bardzo podobne do tych dotyczących Księgi Przychodów i Rozchodów. Jak wynika z par. 10 ust. 1 rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, podatnik może prowadzić ewidencję przychodów przy wykorzystaniu technik teleinformatycznych. Przedsiębiorca musi jednak sporządzić jej wydruk do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Powinien być on zgodny ze wzorem ewidencji określonym w załączniku do rozporządzenia.

W sytuacji gdy podatnik posługuje się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania ewidencji według wzoru określonego w załączniku, jest obowiązany założyć ewidencję dodatkową. Po zakończeniu miesiąca do odpowiednich kolumn tej ewidencji należy wpisać w jednej pozycji sumy przychodów uzyskanych w danym miesiącu, według poszczególnych stawek ryczałtu.

Dokumenty księgowe - rejestry VAT

Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT, zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, są zobligowani do prowadzanie rejestru sprzedaży oraz rejestru zakupów VAT. Są one niezbędnymi dokumentami księgowymi, na podstawie których przedsiębiorca może przygotować deklarację VAT za dany okres rozliczeniowy. Jednak czy trzeba je drukować?

Otóż niekoniecznie, gdyż przepisy ustawy wskazują jedynie elementy jakie powinny zostać zawarte w rejestrach. Nie określają natomiast, sposobu i formy ich przechowywania. Tym samym można przyjąć, że rejestry VAT mogą być zarówno drukowane i przechowywane w formie papierowej, jak i przechowywane w wersji elektronicznej, pod warunkiem, że zawierają określone ustawowo elementy.

Pozostałe rejestry

Osoby prowadzące działalność gospodarczą prowadzą szereg dodatkowych rejestrów i ewidencji, wśród których można nadmienić:

  • ewidencję środków trwałych,
  • ewidencję wyposażenia,
  • ewidencję przebiegu pojazdu,
  • łączny raport okresowy.

Podatnik co do zasady ma obowiązek wydrukowania zarówno ewidencji przebiegu pojazdu jak i łącznego raportu okresowego, który drukowany jest z kasy fiskalnej na ostatni dzień danego miesiąca.

W przypadku ewidencji wyposażenia, jak i ewidencji środków trwałych nie istnieją regulacje, które nakazywałby ich przechowywanie w formie wydruku. W związku z tym możliwe jest przechowywanie ich w formie elektronicznej. Jedynym koniecznym warunkiem jaki podatnik musi spełnić w tym kierunku jest ich niezwłoczne udostępnienie na wypadek kontroli.

Deklaracje

Aktualne regulacje prawne pozwalają na przesyłanie niektórych deklaracji VAT, ZUS oraz  zeznań rocznych za pośrednictwem Internetu. Podatnik co do zasady nie ma obowiązku ich drukowania. Dotyczy to również potwierdzeń generowanych po wysłaniu poszczególnych deklaracji.

Podkreślenia wymaga fakt, że dla celów dowodowych i kontrolnych, warto przechowywać tego typu dokumenty, czy to w wersji papierowej, czy elektronicznej.

Reasumując, podatnicy którzy przechowują dokumenty księgowe w formie elektronicznej, muszą archiwizować je w sposób prawidłowy, umożliwiający szybki dostęp do dokumentów przez organy kontroli skarbowej. Koniecznie należy zabezpieczyć się przed ich utratą, zapisując pliki w formacie uniemożliwiającym ich modyfikację, na płycie lub pendrivie.

Praktyka gospodarcza pomimo szybkiego rozwoju technicznego wciąż jednak skłania się ku przechowywaniu większej części dokumentów rozliczeniowych w formie papierowej. W przypadku samokontroli czy też kontroli zewnętrznych preferowana jest dokumentacja w tradycyjnej formie, a nie elektronicznej. Dlatego też podstawową dokumentację księgową jaką stanowią: KPiR lub ewidencja przychodów, rejestry VAT, deklaracje rozliczeniowe, ewidencja środków trwałych i plan amortyzacji w praktyce przechowuje się również w wersji papierowej.

Polecamy