Jednoosobowa działalność gospodarcza a wystawianie faktur - ich rozliczenie i czy korekta są podstawowymi zadaniami każdego przedsiębiorcy, prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą. Choć jest to proces niezbyt skomplikowany, dla osób rozpoczynających swoją przygodę w biznesie wystawianie faktur często bywa nie do końca oczywiste. Kiedy powinniśmy wystawić fakturę? Co w niej zawrzeć? O czym pamiętać generując dokument? Odpowiedzmy sobie na te pytania.
Czym jest faktura i kto może ją wystawić?
Faktura stanowi nic innego, jak potwierdzenie wykonania związanej z naszą działalnością usługi lub sprzedania towaru. Może ją wystawić każdy przedsiębiorca – niezależnie od tego, czy jest on czynnym podatnikiem VAT, czy też jest zwolniony z odprowadzania wspomnianego podatku.
Dokumenty wystawiane przez czynnych podatników VAT oraz tych, którzy nie są „VAT-owcami” będą się jednak między sobą zasadniczo różnić. Przedsiębiorcy odprowadzający podatek VAT w większości przypadków są zobowiązani do umieszczenia szczegółów dotyczących jego kwoty na sporządzanym dokumencie. Obowiązek taki nie istnieje w przypadku sprzedawców nie będących podatnikami VAT oraz w innych sytuacjach, takich jak:
- Świadczenie usług zwolnionych z podatku VAT (podajemy w takiej sytuacji na fakturze podstawę prawną zwolnienia z VATu)
- Transakcja, w której VAT rozliczany jest przez nabywcę. Umieszczamy w takim wypadku na fakturze adnotację informującą o odwróconym obciążeniu VAT.
- Sprzedaż niepodlegająca opodatkowaniu
- Wystawianie faktury uproszczonej (na kwotę poniżej 450 zł).
Obowiązek wystawienia faktury spoczywa na nas tylko wtedy, gdy naszym nabywcą jest inny przedsiębiorca. W przypadku transakcji z osobą fizyczną dokument sporządzamy tylko na jej życzenie.
O czym pamiętać wystawiając fakturę?
Choć sam proces fakturowania jest dość prosty, a a sporządzanie dokumentu wymaga niewielkiej tylko wprawy, warto pamiętać o kilku zasadach, dzięki którym szybciej postawimy pierwsze kroki w świecie biznesu.
Wystawiając fakturę koniecznie pamiętajmy o zawarciu w niej daty wystawienia pokrywającej się z rzeczywistym dniem zakończenia świadczenia danej usługi. Ze względów rozliczeniowych szczególnie istotne jest wystawienie dokumentu datowanego na właściwy miesiąc kalendarzowy – tylko dzięki temu będziemy w stanie prawidłowo zaksięgować sprzedaż. Wystawiając fakturę mamy możliwość skonfigurowania jej daty wstecznie – możemy przykładowo wystawić drugiego listopada dokument poświadczający sprzedaż z 30 października danego roku.
Istotne jest również ustalenie właściwego terminu opłacenia faktury. Przeciętny czas, jaki nabywca dostaje na pokrycie należności za wykonaną usługę wynosi od 7 do 14 dni – warto jednak ustalić szczegóły dotyczące terminu z kontrahentem jeszcze przed wystawieniem faktury.
Błąd w trakcie wystawiania faktury – jak go naprawić?
Jeżeli popełnimy błąd przy obliczaniu podatku VAT lub kwoty należnej za wykonaną usługę, nie ma najmniejszego powodu do obaw. Niezależnie od tego, czy zaistnieje potrzeba skorygowania terminu płatności faktury, daty sprzedaży czy też samej kwoty zawartej w dokumencie, możemy to zrobić wystawiając fakturę korygującą, zawierającą prawidłowe dane. Jeżeli jednak korekta zajęła nam kilka dni, pamiętajmy o sprecyzowaniu nowego terminu płatności, który będzie komfortowy dla naszego klienta.
Choć początkowo wystawianie faktur może stanowić pewnego rodzaju wyzwanie, stosując się do powyższych wskazówek znacznie zwiększymy prawdopodobieństwo, że już pierwsza wersja naszego dokumentu pozwoli nam szczęśliwie sfinalizować każdą transakcję.
