Według przyjętych zasad faktura jest głównym dowodem księgowym na podstawie, którego przedsiębiorca może zakwalifikować dany wydatek do kosztów uzyskania przychodu i odliczyć VAT. W związku z tym podatnik dokonując zakupu związanego z działalnością gospodarczą powinien poprosić sprzedawcę, by ją wystawił. Jednak w pewnych sytuacjach to paragon fiskalny może być wystarczającym dokumentem pozwalającym zaksięgować koszt w ewidencjach. Sprawdź kiedy istnieje taka możliwość!

Paragon fiskalny w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Zgodnie z przepisami paragon fiskalny można uznać za dowód księgowy w konkretnych przypadkach. Według rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów paragon fiskalny pozwala na ujęcie w ewidencjach podatkowych:

  • zakupionych w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp, a także materiałów biurowych,

  • przejazdów płatną autostradą,

  • wydatków dotyczących zakupu paliwa oraz olejów za granicą.

Na podstawie obowiązujących przepisów konieczne jest, aby taki paragon fiskalny zawierał datę i stempel jednostki, która go wystawiła. Oprócz tego ważne jest, żeby była na nim podana ilość, cena jednostkowa i wartość zakupu. Na jego odwrocie przedsiębiorca powinien zawrzeć swoje nazwisko (nazwę firmy), adres i rodzaj (nazwę) towaru, który kupił. W celu możliwości zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów należy udowodnić jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i osiągniętymi przychodami.

Paragon fiskalny a VAT

W niektórych przypadkach przedsiębiorca ma również możliwość odliczenia VAT od wydatków, które zostały udokumentowane przy pomocy paragonu. Jako fakturę można uznać dowody zapłaty za przejazdy płatnymi autostradami i bilety jednorazowe dotyczące przejazdów na odległość co najmniej 50 km wystawione przez podatnika, który jest uprawniony do świadczenia usług przewozu osób. 

W tych przypadkach konieczne jest, żeby paragon fiskalny zawierał:

  • datę wystawienia oraz numer,

  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika (sprzedawcy),

  • numer, którym sprzedawca identyfikuje się na potrzeby podatku,

  • informacje umożliwiające określenie rodzaju usługi, np. nazwę autostrady, której dotyczy opłata,

  • kwotę podatku i należności ogółem

Katalog przypadków, gdy paragon fiskalny uznaje się za dowód księgowy jest katalogiem zamkniętym. Oprócz wcześniej wyróżnionych rodzajów wydatków przedsiębiorca ma prawo zaliczenia do kosztów innych wydatków w oparciu o paragon fiskalny, jeśli zamieszony został na nim jego numer NIP i kwota nie jest przewyższająca 450 zł lub 100 euro. Wtedy uznawany jest za fakturę uproszczoną i można go zawrzeć w KPIR oraz odliczyć podatek VAT.