Wiele instytucji, spółek i organizacji ma obowiązek przedstawiać sprawozdania finansowe ze swojej działalności. Jednym z elementów takiego dokumentu jest poprawnie przygotowany bilans. Jaki podmiot sporządza bilans i na jakich zasadach?
Bilans w sprawozdaniu finansowym - podmiot odpowiedzialny
Sprawozdanie finansowe powinno cechować się jasnością i przejrzystością, dlatego w jego wykonaniu posługujemy się tabelami i zestawieniami, a aby to uczynić - przedstawić sprawozdanie do zatwierdzenia - musimy sporządzić bilans.
Bilans jest koniecznym elementem każdego sprawozdania finansowego. Najogólniej mówiąc: podmiot sporządzający bilans bierze pod uwagę aktywa i pasywa pozostające w dyspozycji firmy, organizacji pozarządowej lub innego bytu prawnego zobowiązanego do złożenia sprawozdania. To oczywiście zadanie rachunkowości. W bilansie są wykazywane w przejrzystej tabeli wszystkie wymagane prawnie elementy składające się na majątek przedsiębiorstwa oraz wyraźne wskazanie na źródła finansowania (pozyskiwania funduszy). Istnieje kategoria okresu obejmującego dane w sprawozdaniach finansowych. Okres ten zaczyna się bilansem otwarcia i kończy bilansem zamknięcia. W ten sposób można np. łatwo dowiedzieć się czy zasoby przedsiębiorstwa przyrosły czy się skurczyły, a także wiele innych informacji. Najczęściej dzieje się tak, że korzystne bilanse są podstawą do zatwierdzenia sprawozdania np. przez zarząd jakiejś NGO, a negatywne - do jego odrzucenia. Podmioty sporządzające bilans są zobligowane do ściśle określonych działań, które są wyznaczone przepisami prawnymi.
Sporządzamy bilans - co wchodzi w jego skład?
Przy włączaniu bilansu do sprawozdania finansowego podmioty go sporządzające nie mogą uniknąć działania według przepisanych prawideł. Do najważniejszych obowiązków spoczywających na podmiocie sporządzającym bilans należy zapewnienie jego transparentności, czyli podanie właściwych danych, które będą mogły służyć każdemu do analizy posiadanych przez przedsiębiorstwo środków, sposobów finansowania - sytuacja finansowa firmy ma zostać zakomunikowana jasno i przejrzyście, z podziałem na kategorie ekonomiczne. Podmioty sporządzające bilans muszą też zadbać o włączenie do tego dokumentu całości istotnych zdarzeń z danego okresu sprawozdawczego, zakomunikować sytuację tak, aby mogła podlegać weryfikacji. Pod rygorem prawnym podmioty sporządzające bilans zą zobowiązane do podawania wyłącznie prawdziwych informacji oraz informacji kompletnych.
W sprawozdaniach finansowych wymaganym elementem są także informacje dodatkowe, które często stanowią komentarze i dodatkowe wyjaśnienia dotyczące bilansu.
Co jeszcze o bilansie powinny wiedzieć podmioty go sporządzające?
Warto jeszcze znać pojęcie dnia bilansowego - od tego dnia podmioty mają dokładnie trzy miesiące na wykonanie sprawozdania i włączenie do niego poprawnego bilansu. Dzień ten wyznacza także datę ostatecznego zatwierdzenia sprawozdania - 6 miesięcy po dniu bilansowym.
Niedopuszczalna jest sytuacja, kiedy bilans przedstawia się nieczytelnie, jest niekompletny, nie obejmuje przewidzianego okresu sprawozdawczego lub coś zostało w tym dokumencie pominięte. Za składanie fałszywych sprawozdań grożą kary. Podmioty sporządzające bilans zawsze więc muszą wykazywać się pełnym profesjonalizmem i znawstwem rachunkowości.
