Przedsiębiorcy dążą zazwyczaj do długofalowej współpracy z biurem rachunkowym, co jest oznaką stabilizacji. Występują jednak sytuacje, w których nawiązanie współpracy z nowym księgowym jest konieczne. Jak dokonać zmiany? Gdzie zgłosić zmianę biura rachunkowego? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.
Kiedy warto rozważyć zmianę biura rachunkowego?
Zmiana biura rachunkowego powinna być przemyślana i opierać się na uzasadnionych powodach. Wynika to z faktu, że czynność ta musi być dokonana z należytą starannością oraz należy ją zgłosić w różnych instytucjach. Z jakiego powodu? Przede wszystkim po to, by udzielić nowych pełnomocnictw do reprezentowania firmy? Co powinno być powodem do rozważenia zmiany biura rachunkowego? Przede wszystkim błędy w rozliczeniach, ale również niska jakość obsługi, która może przejawiać się:
- brakiem reprezentacji przed urzędami;
- brakiem wsparcia merytorycznego w prowadzeniu działalności;
- koniecznością samodzielnego dostarczania i odbierania dokumentów w formie papierowej;
- brakiem informacji na temat bieżącego funkcjonowania firmy.
Kiedy dokonać zmiany biura rachunkowego?
Teoretycznie biuro rachunkowe można zmienić w dowolnym momencie. Z punktu widzenia przedsiębiorcy korzystniej jest jednak zrobić to po zakończeniu okresu rozliczeniowego, złożeniu deklaracji podatkowej oraz zapłaceniu podatku. Oczywiście należy wziąć pod uwagę również określony w umowie okres wypowiedzenia, ponieważ zmiana z dnia na dzień jest z reguły nie możliwa. Zmiana biura rachunkowego z początkiem okresu rozliczeniowego wydaje się być optymalnym rozwiązaniem, ponieważ oznacza prowadzenie dokumentacji według jednego schematu.
Zmiana biura rachunkowego - gdzie zgłosić i na co zwrócić uwagę?
Zmiana biura rachunkowego jest dla wielu przedsiębiorców wyzwaniem, czego dowodem jest popularność wyszukiwania w Internecie hasła: zmiana biura rachunkowego gdzie zgłosić. W praktyce zgłoszenia należy dokonać wszędzie tam, gdzie księgowy będzie nas reprezentował, w związku z czym potrzebuje naszego pełnomocnictwa. Przykładem może być Urząd Skarbowy, ZUS, poczta, czy Urząd Celny. Wiele w tym przypadku zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Należy również pamiętać o aktualizacji wpisu w ewidencji przedsiębiorców, ponieważ w CEIDG znajduje się informacja o podmiocie odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości oraz miejscu przechowywania dokumentów. Tego zgłoszenia należy dokonać w ciągu 7 dni od podpisania umowy z nowym podmiotem.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze nowego biura rachunkowego? Przede wszystkim na oferowaną przez nie jakość usług. Ważne jest również doświadczenie, cennik, usługi dodatkowe, czy członkostwo w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce. Warto również zapoznać się z opiniami innych przedsiębiorców, czy wykorzystać referencje.
Jak zmienić biuro rachunkowe krok po kroku?
Zmiana biura rachunkowego to czynność, która składa się z kilku następujących po sobie etapów. Wzorcowo powinna wyglądać następująco:
- wybór nowego biura księgowego,
- wypowiedzenie dotychczasowej umowy oraz podpisanie nowej;
- odwołanie poprzednich pełnomocnictw i udzielenie nowych;
- aktualizacja informacji w ewidencji przedsiębiorców;
- przeniesienie dokumentacji ze starego biura do nowego;
- rozpoczęcie właściwej i owocnej współpracy.
Podsumowując należy stwierdzić, że zmiana biura rachunkowego nie jest trudna, jednak należy jej dokonać z odpowiednią starannością. Warto również wspomnieć, że nawiązanie współpracy z właściwym pomiotem może przyczynić się do rozwoju biznesu.
