Prowadzenie działalności gospodarczej to nie tylko świadczenie usług, czy sprzedaż produktów, ale również szereg dodatkowych obowiązków, których niewykonanie może grozić poważnymi konsekwencjami. Jakie są podstawowe obowiązki właściciela firmy?
Obowiązki ewidencyjne przedsiębiorcy
Prowadząc działalność gospodarczą należy wywiązywać się z licznych obowiązków ewidencyjnych, które są uzależnione przede wszystkim od wyboru formy opodatkowania. Można do nich zaliczyć:
- ewidencję przychodów - w przypadku opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych;
- prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów - w przypadku opodatkowania działalności na zasadach ogólnych.
Dodatkowo obowiązkiem jest prowadzenie ewidencji środków trwałych, wyposażenia, czy ewidencji pracowniczej.
Obowiązki właściciela firmy wobec instytucji
Kolejną porcją obowiązków właściciela firmy są rozliczenia z instytucjami takimi jak urząd skarbowy (np. z tytułu podatku dochodowego, VAT, czy rozliczeń pracowników), ZUS (odprowadzanie zarówno własnych składek, jak i pracowniczych). Warto również mieć świadomość, że obowiązki wobec wymienionych instytucji nie sprowadzają się jedynie do terminowego płacenia podatków, czy składek, ale polegają również na terminowym przekazywaniu dokumentów (np. plik JPK, czy deklaracje ZUS). Niewywiązywanie się z tego obowiązku wiąże się z nałożeniem dotkliwych kar. Przedsiębiorca powinien mieć także świadomość, że zgodnie z przepisami prawa podatkowego ma obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres pięciu lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Obowiązki właściciela firmy wobec pracowników
Dodatkowe obowiązki ma każdy przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników. Należy do nich:
- skierowanie pracownika na badania wstępne, a następnie regularnie na badania okresowe;
- założenie teczki pracowniczej, w której przechowywane będą wszystkie dotyczące go dokumenty. Należy je przechowywać przez 50 lat, a niedotrzymanie tego obowiązku jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, zagrożonym karą grzywny do 30 tys. złotych;
- prowadzenie imiennej karty płac oraz karty podsumowującej wydawanie odzieży roboczej lub wypłacanie ekwiwalentu za używanie własnej.
Przedsiębiorca nie ma na natomiast prawnego obowiązku prowadzenia listy obecności, jednak warto to robić, ponieważ jest to zabezpieczeniem na wypadek różnych nieprzewidzianych sytuacji.
Obowiązki przedsiębiorcy dotyczące BHP
Właściciel firmy musi również wywiązać się ze swoich obowiązków pod względem BHP. Należy do nich przede wszystkim zapewnienie odpowiednich warunków na stanowiskach pracy oraz przeprowadzenie z pracownikiem instruktażu ogólnego oraz stanowiskowego. Przedsiębiorca musi również pamiętać o przeprowadzaniu okresowych szkoleń BHP oraz udokumentowaniu ryzyka na konkretnych stanowiskach. Bardzo ważne jest także właściwe oznakowanie budynku, które obejmuje:
- tablicę informującą o kierunku drogi ewakuacyjnej i wyjściu ewakuacyjnym,
- oznaczenie miejsc, w których znajduje się gaśnica oraz instrukcja pożarowa,
- zamieszczenie we właściwym miejscu ogólnej instrukcji bhp i instrukcji stanowiskowych,
- zamieszczenie instrukcji udzielenia pierwszej pomocy,
- wyposażenie firmy w gaśnicę i apteczkę.
Dodatkowym obowiązkiem dotyczącym BHP jest również prowadzenie dokumentacji związanej z wypadkami w pracy oraz chorobami zawodowymi.
Niniejszy artykuł pokazuje, że prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami, których nie można bagatelizować. W tym gronie należy wymienić jeszcze obowiązki wobec Urzędu Statystycznego, GIODO, czy gospodarkę odpadami. W każdym przypadku najważniejsza jest jednak znajomość przepisów oraz przestrzeganie obowiązujących terminów.
