Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą, to prawdopodobnie wystawiasz faktury. Jednak faktura VAT, określana jako podstawowa, nie jest jedynym dokumentem potwierdzającym dokonaną transakcję. Poznaj inne rodzaje faktur i dowiedz się, kiedy możesz je wystawiać.
Podstawowe faktury – rodzaje faktur
Za podstawową fakturę uznaje się fakturę VAT – jest ona też określana jako „faktura sprzedaży”. To najczęściej występujący w obrocie gospodarczym dokument księgowy. Za pomocą tej faktury dokumentowana jest sprzedaż towarów lub usług na rzecz zarówno przedsiębiorców, jak i konsumentów, przy czym tej drugiej grupie nabywców wystawia się ją na życzenie. Ogólny termin wystawiania tych faktur to:
- Nie wcześniej niż 30. dnia przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi
- Nie później niż 15. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym miało miejsce dostarczenie towaru lub wykonanie usługi
Faktury VAT mogą być wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Przedsiębiorca ma obowiązek wygenerować dokument w dwóch kopiach – dla siebie i klienta.
Uproszczone faktury – rodzaje faktur
Po nowelizacji przepisów popularne są też faktury uproszczone. Czym jest faktura uproszczona? To po prostu paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż towaru lub usługi do kwoty 450 zł brutto, na którym znajduje się numer NIP nabywcy. Dla faktur uproszczonych charakterystyczna jest mniejsza pula wymaganych danych oraz liczne ograniczenia. Przykładowo za pomocą tych dokumentów nie można dokumentować m.in.:
- Wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
- Sprzedaży wysyłkowej z i na terytorium sprzedaży
Jeżeli na paragonie fiskalnym widnieje NIP nabywcy, to przedsiębiorca może do niego wystawić fakturę VAT. Dzieje się tak jednak tylko wtedy, gdy kwota na paragonie przekracza 450 zł brutto.
Zaliczkowe faktury – rodzaje faktur
Przedsiębiorca może przyjmować zaliczki od swoich klientów choćby na zakup materiałów niezbędnych do wykonania usługi. W tej sytuacji zastosowanie ma faktura zaliczkowa. Jak wskazuje jej nazwa, za jej pomocą dokumentuje się m.in. otrzymane zaliczki. Fakturę zaliczkową wystawia przedsiębiorca, który otrzymał część lub całość zapłaty przed dostarczeniem towaru czy wykonaniem usługi.
Biorąc pod uwagę cel, jaki mają faktury zaliczkowe, rozliczenie transakcji odbywa się przez wystawienie faktury końcowej – faktury sprzedaży.
Korygujące faktury – rodzaje faktur
Mimo że współcześnie przedsiębiorcy mają do dyspozycji programy do wystawiania faktur, to o błąd wcale nie jest trudno. W tej sytuacji zastosowanie mają faktury korygujące. Ten rodzaj faktur służy do korygowania błędów stwierdzonych na fakturze sprzedaży. Błędy te mogą polegać na:
- Nieprawidłowym określeniu ceny
- Pomyłce w wyliczeniu podatku
- Braku dopisku „mechanizm podzielonej płatności”
Fakturę korygującą generuje przedsiębiorca, który wystawił błędną fakturę sprzedaży. Jeżeli pomyłka dotyczy np. błędnego adresu odbiorcy towarów czy usług, zastosowanie ma nota korygująca.
Pozostałe faktury – rodzaje faktur
Wymienione wyżej 4 rodzaje faktur są najczęściej spotykane w obrocie gospodarczym. Jednak lista dokumentów, za pomocą których dokumentuje się sprzedaż towarów i usług jest dłuższa. Przedsiębiorca może wystawić też:
- Faktury RR. Charakterystyczne dla nich jest to, kto je wystawia – nabywca, a nie sprzedawca. Faktury RR mają zastosowanie w transakcjach, których stroną jest rolnik ryczałtowy.
- Faktury VAT marża. Wystawiają je m.in. przedsiębiorcy świadczący usługi turystyczne i zajmujący się dostawą używanych samochodów, sprzętu elektronicznego i antyków.
Za faktury nie uznaje się tzw. faktur pro forma. Przyjmuje się, że w obrocie gospodarczym pełnią one rolę informacyjną czy handlową – za ich pomocą przedsiębiorca komunikuje klientowi, ile będzie kosztować dana usługa czy dostarczenie towaru.
