Mimo że sposób przechowywania dokumentów rachunkowych oraz dbałość o nie są dokładnie opisane w stosownych aktach prawnych, zdarza się, że faktura VAT ulegnie zniszczeniu lub – co gorsza – zaginie. Tak czy inaczej, jej brak powoduje swoistą wyrwę w rejestrach, a to może dać urzędnikom skarbowym asumpt do podejrzeń, że księgi nie są prowadzone z należytą starannością. Jak wygląda wystawienie duplikatu faktury - główne zasady? Gdzie znaleźć podstawę prawną? Czym skutkuje brak faktury w księgach? Na to i wiele innych pytań poszukamy odpowiedzi w niniejszej publikacji.
Faktura VAT, co to jest?
Faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji sprzedaży lub zakupu, zatem jest ona niezbędna w przypadku finalizacji transakcji w firmach będących płatnikami podatku od towarów i usług.
Od początku 2014 r. obowiązek wystawiania faktur mają również firmy zwolnione z VAT, które wcześniej posługiwały się rachunkami. Informacje na temat tego, co powinna zawierać poprawnie wystawiona faktura zawarte są w artykule 106e ustawy o VAT (Dz.U.2021.685 t.j.).
Podstawowe informacje na fakturze:
- datę wystawienia i numer, który go identyfikuje;
- imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresy i numery NIP (jeśli nabywca jest osobą prywatną, NIP nie jest potrzebny);
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawkę podatku VAT;
- sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki VAT;
- należną kwotę ogółem.
Ustawa znosi obowiązek posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej (NIP) przez osoby nieprowadzące działalności gospodarczej. W takiej sytuacji identyfikatorem może być numer PESEL.
Powyższe informacje są ważne, ponieważ duplikat faktury powinien odzwierciedlać wszystko, co znajdowało się w oryginale.
Wystawienie duplikatu faktury
W przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury, podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę, będącą lustrzanym odbiciem pierwowzoru.
Jedynym identyfikatorem dokumentu jest wyraz „DUPLIKAT” oraz data wystawienia. Możliwość taką przewidział ustawodawca w artykule 106l ust.1 ustawy o VAT.
Duplikat jest ponownie wystawioną na wniosek nabywcy fakturą. Dokument zachowuje cechy faktury pierwotnej włącznie z możliwością odliczenia podatku naliczonego.
Ponieważ przepisy nie wskazują formy, w jakiej należy się zwrócić o wystawienie duplikatu faktury, należy uznać, iż żądanie takie może zostać złożone w każdej formie, jednakże w przypadku ewentualnego sporu, jedynie forma pisemna faktycznie potwierdzi złożenie żądania. To bardzo istotne, gdyż podatnik ma bezwzględny obowiązek wystawić duplikat faktury i nie ma prawa odmówić podjęcia tej czynności. Forma pisemna żądania wystawienia duplikatu nie może pozostać bez odpowiedzi, ponieważ byłby to dowód ewidentnego zaniedbania ze strony podatnika wystawiającego duplikat faktury VAT.
Należy pamiętać, iż występowanie z takim wnioskiem w sytuacji, gdy fakturę w dalszym ciągu posiada dany podmiot, rodzi określone skutki prawne.
Technologia zastosowana przy wystawianiu duplikatu nie ma znaczenia. Innymi słowy, pierwowzór wystawiony w formie elektronicznej może być zastąpiony fakturą papierową.
