Faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji sprzedaży i zakupu, zatem jest ona niezbędna w przypadku finalizacji transakcji w firmach będących płatnikami podatku od towarów i usług. Od początku 2014 r. obowiązek wystawiania faktur mają również firmy zwolnione z VAT, które wcześniej posługiwały się rachunkami. Jak powinna wyglądać faktura, co powinno się na niej znaleźć? W jakiej formie należy ją wystawić? Sprawdzamy.
Konstrukcja faktury VAT, podstawa prawna
Informacje na temat konstrukcji faktury znaleźć można w artykule 106e ustawy o VAT (Dz.U.2021.685 t.j.). Dodajmy, że jest to akt obowiązujący od 5 października 2021 roku, zmiany wynikają z wprowadzonych poprawek. Warto osobiście prześledzić zawartość wspomnianego paragrafu, jednak dla celów niniejszej publikacji pokusimy się o wersję bardziej skondensowaną, odnoszącą się do najczęściej stosowanych wzorów faktur.
Podstawowe informacje na fakturze:
- data wystawienia i numer, który go identyfikuje;
- imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresy i numery NIP (jeśli nabywca jest osobą prywatną, NIP nie jest potrzebny);
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
- nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
- miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawka podatku VAT;
- suma wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki VAT;
- należna kwota ogółem.
Przypomnijmy, iż ustawa znosi obowiązek posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej (NIP) przez osoby nieprowadzące działalności gospodarczej. W takiej sytuacji identyfikatorem może być numer PESEL.
Faktura VAT, kiedy powstaje obowiązek jej wystawienia?
Ta sama ustawa w artykule 106b ustęp 1 ustawy o VAT określa rodzaje zdarzeń gospodarczych nakładających na przedsiębiorcę obowiązek wystawienia faktury.
- Sprzedaż, dostawa towarów i świadczenie usług na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
- Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII rozdziału 6a ustawy o VAT (Procedura unijna dotycząca niektórych dostaw towarów oraz świadczenia niektórych usług tzw. VAT OSS);
- Wewnątrzwspólnotowa dostawa towaru (WDT) na rzecz innego podmiotu niż w pkt 1;
- Otrzymanie przez przedsiębiorcę całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, które są wskazane w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje w wyniku wystawienia faktury z tytułu np. świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy (art. 19a ust. 5 pkt 4).
Termin wystawienia faktury VAT
Terminem podstawowym jest 15 dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Są jednak liczne wyjątki, które znajdujemy w art. 106i ust. 3 ustawy o VAT. Z uwagi na obszerność zawartych tam informacji wszystkich zainteresowanych odsyłamy do zapoznania się z omawianym aktem prawnym. Faktura VAT może mieć formę papierową lub elektroniczną. W drugim przypadku warto skorzystać z licznych aplikacji umożliwiających tworzenie, drukowanie i archiwizację stosownych dokumentów.
