Optymalizacja i automatyzacja to dwa bardzo ważne słowa dla skalowania każdego biznesu. Przydają się one w optymalizacji każdego procesu biznesowego, nawet tak prostego i powtarzalnego jak wystawianie i wysyłka faktur. Optymalizacja i automatyzacja oszczędzają czas, środki i pozwalają skupić się na tym co najistotniejsze w rozwoju firmy. W artykule wyjaśniamy jakie są możliwe sposoby wystawiania faktur VAT. Podpowiadamy też jak można zautomatyzować i zoptymalizować ten proces właśnie dzięki programowi do fakturowania w chmurze. A dla tych, którzy zdecydują się na takie rozwiązanie mamy garść podpowiedzi jak wybrać najlepszy program do fakturowania w chmurze.
Możliwe sposoby wystawiania faktur
Zgodnie z przepisami podatkowymi faktura VAT może być wystawiona w formie pisemnej lub elektronicznej jako e-faktura. Tak naprawdę określa to przede wszystkim sposób jej dystrybucji. Czy pisemnie czy elektronicznie fakturę vat możemy wystawić na kilka sposobów. Może być to nawet dokument napisany odręcznie pod warunkiem, że będzie zawierał wszystkie niezbędne elementy identyfikujące go jako fakturę VAT. Bardziej zaawansowaną formą jest posłużenie się w tym celu, którymś z popularnych programów biurowych, takich jak word czy excel.
W przypadku jednak wystawiania wielu faktur VAT miesięcznie powyższe rozwiązania nie sprawdzą się. Potrzebujemy profesjonalnego programu do fakturowanie. Może być on w formie klasycznej aplikacji zainstalowanej na naszym komputerze i pracującej offline, czyli bez konieczności podłączenia do Internetu. Najwygodniejszą jednak formą wystawiania faktur VAT jest korzystanie z przeznaczonej do tego specjalnej aplikacji pracującej w chmurze.
Jakie funkcje powinien zawierać program do wystawiania faktur w chmurze
Wybierając program do fakturowania w chmurze powinniśmy zwrócić uwagę na środowisko w jakim on działa. Optymalnie gdy będzie miał wersję desktopową, dostępną na różne przeglądarki oraz wersję mobilną. To zapewni nam możliwość korzystanie z niego w każdej sytuacji i na każdym urządzeniu.
Drugim istotnym elementem jest bezpieczeństwo. Nasz program powinien być zabezpieczony przed atakami hackerskimi oraz szyfrować przechowywane i transmitowane za jego pomocą dane. Ważne też by miał funkcję backupu danych, która uchroni nas przed ich całkowitą utratą. Z bezpieczeństwem też de facto związana jest zgodność programu z obowiązującymi przepisami prawa. To zabezpiecza nas chociażby przed karą z urzędu skarbowego za błędnie wystawione faktury VAT.
Pod kątem przydatnych funkcjonalności, dobrze by wybrany przez nas program potrafił:
- wysyłać faktury bezpośrednio z aplikacji,
- tworzyć i wysyłać sprawozdania do urzędu skarbowego w formie JPK
- posiadać możliwość definiowania szablonów i wzorów powtarzających się rodzajów dokumentów,
- importować danych kontrahentów z bazy danych
Program do fakturowania w chmurze - co będzie pomocne przy wyborze?
Jeśli chcemy wybrać najlepiej dopasowany do naszych potrzeb program do fakturowania w chmurze warto poczytać rankingi tego rodzaju aplikacji. Poza oceną programów pod kątem funkcjonalności zawierają one także rekomendacje, jaki program będzie dobry dla małej firmy a jaki np. dla dużego przedsiębiorstwa. Większość programów do fakturowania oferuje też bezpłatny okres na przetestowanie. Warto skorzystać z tego rozwiązania zanim kupimy abonament. Ten z kolei w dobrym programie do fakturowania w chmurze powinien być uzależniony od skali naszej firmy i np. wiązać cenę z liczbą wystawianych co miesiąc faktur.
