Car-InsuranceW sytuacji, gdy przedsiębiorca albo jego pracownik udaje się w podróż służbową prywatnym samochodem, konieczne jest wyliczenie, ile w taka trasa będzie kosztować firmę. Jest to istotne, bo tylko takie obliczenia pozwalają na zaliczenie wydatków na paliwo w koszty firmy, a także na zwrot funduszy pracownikowi. 

Rozliczenie kosztów podróży służbowej prywatnym samochodem odbywa się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów - tzw. kilometrówki. W takiej ewidencji przedsiębiorca ujmuje koszty, poniesione na samochód używany także w celach służbowych. Oczywiście głównym wydatkiem jest w takiej sytuacji paliwo. Z drugiej strony do ewidencji należy wprowadzać także liczbę kilometrów, przejechanych w celach służbowych. Najczęściej w przypadku, gdy ewidencja jest prowadzona dla samochodu, którym poruszał się podczas delegacji pracownik, dokonuje się odczytu licznika. Jeśli jest to trudne, można także skorzystać ze stron internetowych, obliczających ilość kilometrów między docelowymi miejscowościami. Limit wydatków wylicza się w takiej sytuacji poprzez pomnożenie "firmowych" kilometrów przez specjalne wskaźniki, wskazane w odrębnych przepisach. Wysyłając pracownika w podróż służbową nie należy zapominać także o innych wydatkach, jak chociażby dietach. Pracodawca powinien przy tym pamiętać, że inna jest ich wysokość w przypadku delegacji krajowych, a inna - dla zagranicznych.