Szykujesz się na wiosenne porządki w dokumentach i segregatorach? Doradzimy Ci jak okiełznać stos dokumentów i jak poradzić sobie z ich archiwizacją. Pomogą Ci w tym pudła archiwizacyjne, segregatory i cierpliwość.
Chociaż elektroniczna archiwizacja dokumentów jest coraz bardziej popularna, to prowadzenie działalności w 100% bez papierów nie jest do końca możliwe.
Dlatego segregatory i pudła archiwizacyjne są niezastąpionymi pomocnikami w większości biur.
W związku z tym jeśli już wiesz, jak długo musisz mieć dokumenty zarchiwizowane możemy zacząć archiwizować.
Właściwie to masz dwie możliwości.
Metoda 1: Archiwizacja całych segregatorów
Rachunki, umowy i inne dokumenty można archiwizować bezpośrednio do segregatora. Jest to wygodne i szybkie. A jeśli odpowiednio dobrze oznaczysz segregator to możesz go włożyć bezpośrednio do pudła archiwizacyjnego.
Pudło archiwizacyjne to najlepsze miejsce na magazynowanie segregatorów. Można w nich łatwo znaleźć dokumenty, nawet po długim czasie od zarchiwizowania.
Dużym plusem jest fakt, że osobne dokumenty można bez problemu z segregatora wyciągnąć a potem znowu je tam włożyć. Ta metoda nadaje się raczej do krótkiej archiwizacji.
Do jednego pudła zmieści się nawet sześć segregatorów.
Metoda 2: Archiwizacja bezpośrednio do pudła archiwizacyjnego
Nie chcesz wkładać dokumentów do segregatorów? Możesz archiwizować dokumenty bezpośrednio do pudełka archiwizacyjnego. Wystarczy, że:
-
wyciągniesz papiery z segregatora,
-
zepniesz dokumenty klipsem archiwizacyjnym,
-
wszystko włożysz do pudełka archiwizacyjnego,
-
pudełko archiwizacyjne włożysz razem z innymi do pudła archiwizacyjnego.
Dobrze zarchiwizowane dokumenty wytrzymają w odpowiednich warunkach magazynowych (stała temperatura i niska wilgotność powietrza) nawet przez dekady. Przy wyborze pudeł archiwizacyjnych polecamy te ze specjalnej tektury archiwizacyjnej, która lepiej chroni dokumenty niż zwykły karton.
Plusem tej metody jest to, że segregatory, z których wyciągnęliśmy dokumenty możemy ponownie użyć.
Klips archiwizacyjny jest lepszy pod względem trwałości dla dokumentów niż metalowe ramiona segregatora.
Czego jeszcze możesz potrzebować podczas archiwizacji dokumentów?
Bez względu na to, którą metodę wybierzesz, jest jeszcze parę rzeczy, które mogą pomóc przy archiwizacji:
-
przekładki do segregatora – nadają się do oddzielania różnych części dokumentów od siebie,
-
etykiety na segregatory – pomagają w łatwym segregowaniu całych segregatorów przezszczegółowy opis jego zawartości.
Podczas pracy mogą się przydać jeszcze nożyczki, zszywacz albo podkreślacz.
Oto pomocnicy biurowi, którzy pomogą w segregowaniu dokumentów.
Tekst zewnętrzny, artykuł partnera
