Rachunek i faktura VAT to dwa różne dokumenty, które może wystawić przedsiębiorca. Należy je traktować jak potwierdzenie sprzedaży produktu lub usługi. Czy jest jeszcze ktoś, kto może wystawić rachunek? Co jeszcze warto wiedzieć na temat wystawiania rachunków za towary i usługi?
Czym jest rachunek?
Rachunek jest dokumentem, który potwierdza zawarcie transakcji. Właściwą formę rachunku określa zawsze ordynacja podatkowa. Nie ma żadnego obowiązującego wzoru rachunku, dlatego każdy prowadzący działalność gospodarczą może stworzyć własny. Każdy z nich musi jednak zawierać: dane sprzedawcy i kupującego, datę wystawienia rachunku i numer rachunku, datę sprzedaży, informacje o rodzaju i ilości kupionych towarów lub usług wraz z cenami jednostkowymi, a także ogólną kwotę transakcji zapisaną liczbami i słownie.
Rachunek mogą wystawiać przedsiębiorcy, ale nie jest to ich obowiązek. Każdy kupujący towary lub usługę ma jednak prawo zażądać wystawienia rachunku. W takim przypadku przedsiębiorca nie może odmówić. Na przygotowanie rachunku przedsiębiorca ma zawsze 7 dni. Jeżeli kupujący zażądał rachunku po zrealizowaniu usługi lub dostarczeniu towaru, to termin ten biegnie od chwili wyrażenia żądania. Jeśli natomiast mowa o transakcji, która dopiero zostanie zrealizowana, to 7 dni liczy się od momentu wykonania usługi lub dowiezienia towaru.
Przepisy jasno określają także czas przechowywania rachunków. Wynosi on zawsze 5 lat, licząc od końca roku, w którym dokonano transakcji. Dla przykładu jeśli sprzedaż książek nastąpiła w maju 2015 roku, to rachunek trzeba było przechowywać do końca 2020 roku. Co ważne, ten sam okres obowiązuje i kupującego, i sprzedającego. Każdy rachunek musi mieć swój indywidualny numer, należy wystawić go także w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Osoba wystawiająca rachunki jest poza tym zobowiązana do przechowywania ich w kolejności chronologicznej.
Kto może wystawić rachunek?
Rachunek może wystawiać każdy przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą w Polsce. Jednocześnie przedsiębiorca przygotowujący rachunki dla swoich klientów nie może być zobligowany polskim prawem do wystawiania faktur VAT.
Z kolei faktury VAT może wystawiać tylko tzw. VAT-owiec, czyli przedsiębiorca, który zgłosił w urzędzie skarbowym, że chciałaby być czynnym płatnikiem podatku VAT. Pamiętaj, że i na rachunku, i na fakturze muszą znaleźć się informacje na temat wystawiającego. W przypadku firmy to zawsze NIP i REGON, a także aktualne oficjalne dane przedsiębiorstwa, takie jak nazwa i adres prowadzenia działalności. Co ważne, poza danymi wystawiającego na dokumentach obu rodzajów trzeba zapisać również dane odbiorcy rachunku lub faktury, czyli de facto kupującego.
Czym rachunek różni się od faktury VAT?
Najważniejszą różnicą pomiędzy rachunkiem a fakturą VAT są podane na niej kwoty. Na rachunku zapisuje się cenę jednostkową wszystkich towarów i/lub usług oraz ogólną wartość transakcji. Dla przykładu jeżeli klient kupił 5 książek po 10 zł, to każda z nich musi z osobna pojawić się na rachunku i zostać podsumowana ogólną kwotą transakcji. Na fakturze VAT musi zostać podana cena netto (bez podatku VAT), brutto (z podatkiem VAT) i stawka podatku VAT obowiązująca na dany produkt lub usługę. Wartość brutto to całkowity koszt transakcji ponoszony przez kupującego.
