Choć umowa o pracę pozostaje główną formą zatrudnienia, to umowy cywilnoprawne (w tym m.in. umowa zlecenia) są często stosowanym rozwiązaniem. Podczas wyboru tego wariantu należy jednak pamiętać o niezbędnych formalnościach, w szczególności zaś o wymogach dotyczących ewidencji godzin zleceniobiorców. W jaki sposób należy przygotować zestawienie godzin do umowy zlecenia, aby działanie to nie zostało zakwestionowane przez organy kontrolne?

Umowa zlecenia — forma współpracy elastyczna… ale nie do końca

Umowa zlecenia to forma współpracy między stronami (zleceniodawcą oraz zleceniobiorcą), która opiera się na zasadzie równorzędności podmiotów. Choć czasem jest ona postrzegana jako substytut umowy o pracę, to w rzeczywistości obydwa rozwiązania znacznie się między sobą różnią.

Umowa o pracę

Stosunek pracy zakłada, że pracownik zobowiązuje się do wykonywania poleceń wydawanych przez pracodawcę w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym. Oprócz wynagrodzenia pracownikowi przysługuje m.in. prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego oraz dodatkowo płatnych nadgodzin. Zatrudnienie pracownika wymaga m.in. prowadzenia akt osobowych według wzoru określonego w przepisach.

Umowa zlecenia — rozwiązanie w pełni elastyczne?

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku umowy zlecenia regulowanej przez ustawę z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny. Zleceniobiorca ma większą elastyczność m.in. w ustalaniu czasu oraz sposobu wykonywania czynności określonych w umowie. Umowy zlecenia są chwalone z uwagi na ich elastyczny charakter. Przykładowo, nawiązanie współpracy ze zleceniobiorcą nie wymaga tworzenia akt osobowych.

Taki stan rzeczy nie oznacza jednak, że jest to sposób działania, który nie wymaga od zleceniodawcy i zleceniobiorcy żadnych obowiązków formalnych. Wręcz przeciwnie: konieczne jest między innymi udokumentowanie liczby roboczogodzin przepracowanych przez zleceniobiorcę.

Dlaczego ewidencja godzin zleceniobiorcy jest niezbędna?

Odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta. W 2017 roku wprowadzono obowiązek zapewnienia zleceniobiorcy minimalnego wynagrodzenia godzinowego. Stawka ta jest systematycznie (tj. co roku) zwiększana. W 2022 roku wynosi ona 19,70 złotych brutto.

Zestawienie godzin przepracowanych w danym miesiącu przez zleceniobiorcę w celu weryfikacji przez organy kontrolne, czy zleceniodawca wypłaca wynagrodzenie na odpowiednim poziomie.

Zasadniczo, zestawienie godzin do umowy zlecenia jest prowadzone w dwóch celach. Może być ono wykorzystane:

  • do rozwiązania ewentualnych sporów między stronami umowy,
  • podczas kontroli przeprowadzanej przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP). Dzięki ewidencji możliwe jest udowodnienie, że zleceniobiorca otrzymał wynagrodzenie co najmniej na poziomie minimalnej stawki godzinowej.

Jak powinna wyglądać ewidencja godzin zleceniobiorcy?

Nie istnieje uniwersalny wzór ewidencji godzin przepracowanych przez zleceniobiorcę. Generalnie, takie zestawienie powinno zostać przygotowane w formie pisemnej. Może mieć ono formę tabelaryczną, w której do każdego dnia przypisana jest liczba godzin. Z drugiej strony trzeba mieć na uwadze, że błędnym działaniem jest zbyt… precyzyjna ewidencja. Dokładne rozpisanie godzin może zostać uznane przez organy kontrolne jako przesłanka do przekwalifikowania umowy zlecenia na umowę o pracę.