Zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodu zależy w głównej mierze od tego, czy został on poniesiony w celu osiągnięcia przychodów bądź ich zabezpieczenia lub zachowania. Jednak należy pamiętać, że każdy wydatek, który podatnik chce zaliczyć do firmowych kosztów, musi zostać odpowiednio uzasadniony i udokumentowany.
Jednak na niekorzyść niektórych podatników, ustawa nie definiuje pojęcia “reprezentacji”. Zgodnie z Uniwersalnym Słownikiem Języka Polskiego (PWN, Warszawa 2007) za reprezentację uznaje się “okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną” - co w praktyce pozwalało na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów niewystawnych obiadów z kontrahentami. Organy podatkowe negują słuszność tego stanowiska, posługując się definicją ze Słownika Języka Polskiego (sjp.pwn.pl), w którym reprezentacja widnieje jako “grupa osób występująca w czyimś imieniu, reprezentowanie kogoś lub czegoś”. Rozpatrując powyższą definicję przez pryzmat ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim działania ukierunkowane na stworzenie docelowego wizerunku firmy u obecnie pozyskanych bądź potencjalnych kontrahentów w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.
Konsekwencją w tym przypadku jest niemożność zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z wszelkimi działaniami, które mają na celu utrzymywanie lub nawiązanie nowych relacji z kontrahentami. Nie można bowiem wykluczyć stwierdzenia, iż spotkania w restauracji przy serwowanych w niej potrawach i napojach różnego rodzaju świadczą o budowaniu pewnego wizerunku, który ma na celu podwyższenie prestiżu przedsiębiorstwa.
