W polskim prawie podatkowym faktura jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż produktów lub usług. Na jej podstawie powstaje obowiązek podatkowy związany zarówno z podatkiem dochodowym jak i podatkiem VAT. Faktury to obok paragonów, najczęściej wystawiane dokumenty przez przedsiębiorców. W naszym artykule wyjaśniamy jakie elementy musi zawiera Faktura VAT by być prawidłowo wystawioną. Opisujemy też szczególny rodzaj faktury, jaką jest faktura pro forma. Wyjaśniamy także podstawowe różnice pomiędzy oboma typami dokumentów.
Faktura VAT – jakie dane powinna zawierać
Faktura VAT jest dokumentem sprzedaży, na podstawie którego powstaje obowiązek podatkowy. Może być wystawiona w klasycznej papierowej formie lub elektronicznie i jest traktowana wtedy jako e-faktura. Warto też wiedzieć, iż w obecnym stanie przepisów wystarczy, że będzie opatrzona słowem „faktura”, bez konieczności takich rozróżnień jak np.: „oryginał” i „kopia”.
Dodatkowe niezbędne elementy jakie muszą znaleźć się na prawidłowo wystawionej fakturze VAT to: data jej wystawienia, dane obu stron transakcji, specyfikacja przedmiotu transakcji wraz z ceną jednostkową, liczba sprzedanych towarów, wskazanie określonej stawki podatku VAT i jego wysokość, sumę wartości sprzedaży netto i sumę wartości sprzedaży brutto, informację o terminie płatności.
Ponadto faktura może zawierać dodatkowe informacje istotne dla obu stron zawierających transakcję, takie jak np.: termin i sposób odbioru towaru, czy zapisy o zwolnieniu z podatku VAT.
Faktura pro forma – kiedy ma zastosowanie
W odróżnieniu od faktury VAT, faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym a jedynie handlowym lub informacyjnym. Wystawiana jest jako forma oferty handlowej, lub gdy wymagana jest forma przedpłaty potwierdzającej realizację zamówienia lub umowy. Może być też traktowana po prostu informacyjnie, jako dokument w którym zawarto wszystkie najważniejsze informacje pod kątem danej umowy.
Faktura pro forma powinna być opatrzona taką nazwą. Nie jest wtedy przedmiotem rozpatrywania przez urząd skarbowy, bo na jej podstawie nie powstaje obowiązek podatkowy.
Faktura VAT a faktura pro forma – podstawowe różnice
Pomiędzy fakturą VAT a fakturą pro forma możemy wskazać cztery podstawowe różnice. Po pierwsze jeżeli chodzi o sposób właściwego oznaczenia. W przypadku faktury VAT wystarczy samo słowo faktura. Natomiast każda faktura oznaczona jako „pro forma” będzie właśnie jako taka traktowana.
Istotny jest też moment wystawienia obu. Faktura VAT jest zazwyczaj wystawiana po wpłacie należności, podczas gdy faktura pro forma zawsze przed uiszczeniem należności. Z tego też powodu wypływa trzecia różnica. Faktura VAT to dowód zawarcia transakcji i jest albo wezwaniem do zapłaty albo jej potwierdzeniem. Podczas gdy faktura pro forma to tylko propozycja zawarcia umowy ze wskazaniem jej warunków. Ostatnia i najważniejsza różnica to charakter obu dokumentów. Faktura VAT jest dokumentem księgowym i jako taki jest traktowana przez Urząd Skarbowy. Faktura pro forma to dokument stricte informacyjny, który w zasadzie nie rodzi żadnych konsekwencji prawnych dla żadnej ze stron transakcji.
